Organizacinė sistema paprasčiausiai yra tai, kaip įmonė steigiama. Gera organizacinė struktūra nustato tiek hierarchiją, tiek bendravimo srautą įmonėje. Svarbu, kad kiekvienas verslas, nepriklausomai nuo jos dydžio, įgyvendintų organizacinę sistemą. Yra daug naudos, jei turite gerai apibrėžtą organizacinę struktūrą, įskaitant geresnį efektyvumą, našumą ir sprendimų priėmimą. Kiekviena struktūra turi savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Galų gale šie privalumai ir trūkumai priklauso nuo jūsų vykdomos verslo rūšies, jūsų pramonės, organizacijos dydžio ir kitų veiksnių. Svarbu apsvarstyti bet kokią organizacinę sistemą, prieš priimant sprendimą, kuris yra tinkamas jūsų įmonei.
Kas yra organizacinės sistemos?
Organizacinė sistema yra organizacijos įkūrimo struktūra. Ši struktūra apibrėžia, kaip kiekvienas įmonės padalijimas yra įsteigtas, kas hierarchija praneša, kam ir kaip komunikacija vyksta visoje organizacijoje. Dar labiau suskaidžius, organizacinė struktūra apibrėžia, kaip kiekvienas vaidmuo organizacijoje veikia. Turėdama gerai apibrėžtą organizacinę struktūrą, visi darbuotojai žino, ko iš jų tikimasi ir kam jie praneša. Verslo savininkai turėtų ilgai ir sunkiai galvoti apie tai, kurią sistemą pasirinkti, nes kiekviena organizacija turi unikalius poreikius. Organizacijos struktūra, kuri yra tinkama vienai bendrovei, nebus tinkama kitai įmonei.
Organizacinių sistemų verslo pavyzdžiai
Yra keturios pagrindinės organizacinių struktūrų rūšys: funkcinė, padalinta, matrica ir plokščia. Kiekviena sistema turi unikalias savybes.
Funkcinė organizacinė struktūra: Funkcinė organizacinė struktūra yra tradicinė hierarchija. Daugelis įmonių, ypač didesnių korporacijų, laikosi funkcinės struktūros. Ši sistema turi keletą specializuotų padalinių, pavyzdžiui, rinkodaros, finansų, pardavimo, žmogiškųjų išteklių ir operacijų. Tada vyresnysis vadybininkas prižiūri visus specializuotus padalinius. Pranešimų srautas yra aiškus. Kiekvienas darbuotojas praneša savo vyresniesiems, įskaitant padalinių vadovus, kurie atsiskaito vyresniajai vadovybei. Vyresnioji vadovybė prižiūri visą struktūrą. Kadangi įmonė išlieka suskirstyta į specializuotus padalinius, darbuotojai taip pat tampa specializuoti. Tai sukelia aiškų kelią skatinimui ir augimui. Tačiau padaliniai gali turėti sunkumų bendrauti vieni su kitais. Kadangi visi departamentai praneša aukštyn, tarp jų yra mažai horizontalaus bendravimo, todėl mažai erdvės holistiniam, visos įmonės mąstymui, išskyrus aukščiausio lygio vadovus. Dėl to funkcinė organizacinė sistema lėtai prisitaiko prie pokyčių.
Skyrių organizacinė struktūra: Skirstomoji organizacinė struktūra padalina verslą į komandas pagal projektus, kuriuos dirba darbuotojai. Ši sistema apima daug skirtingų grupių, įskaitant teisinius, viešuosius ryšius, mokslinius tyrimus ir verslo plėtrą. Be to, komandos sukuriamos aplink konkrečius projektus. Pavyzdžiui, farmacijos įmonė gali turėti atskiras komandas, skirtas kiekvienam vaistui, kurį jie gamina. Kiekviena projekto komanda turi direktoriaus ar viceprezidento funkcijas ir tam tikrą organizacijos autonomiją. Skyrių struktūra leidžia darbuotojams giliai susipažinti su savo komandos darbu. Tačiau padaliniai dažnai nežino, ką daro kitos komandos, ir nesikeičia tarpusavyje. Jei reikia, darbuotojai gali nesugebėti efektyviai dirbti tarp padalinių. Galiausiai ši sistema gali būti sudėtinga valdyti dėl savo išskirstytos struktūros.
Matricos organizacinė struktūra: Matricos sistema yra funkcinės struktūros ir padalintos struktūros kryžius. Nuo paukščių akių perspektyvos verslas yra sukurtas funkcine struktūra, turinčia tradicinę hierarchiją ir specializuotus padalinius. Tačiau, kai žiūri į tuos padalinius, jie yra įsteigti atskira organizacine struktūra. Tai reiškia, kad jie yra suskirstyti į projektus ir mažesnes komandas. Organizacinės struktūros matricos tipas yra gana sudėtingas ir reikalauja daug planavimo, jau nekalbant apie stipriąsias bendravimo sistemas visoje organizacijoje. Tačiau, kai matricos struktūra veikia gerai, ji pašalina daugybę klausimų, iškylančių su atskirtomis ar funkcinėmis organizacijomis. Komunikacija gali keliauti į teisingus žmones, kurie didina produktyvumą ir holistinį mąstymą. Be to, darbuotojai susiduria su kitais departamentais ir projektais, skatindami tarpusavio bendradarbiavimą. Neigiama, kad matricos struktūra darbuotojams gali greitai tapti paini, kai yra per daug vadovų, ir nėra aišku, kam pranešti.
Plati organizacinė struktūra: Plati organizacinė struktūra lygina didžiąją hierarchijos dalį ir suteikia darbuotojams daugiau savarankiškumo savo darbe. Dažnai vienodos organizacijos yra suskirstytos į laikinas komandas, nors paprastai jos neturi oficialių struktūrų. Vis dar yra tam tikros plokščios sistemos dinamika. Dažnai yra bent keletas vyresniųjų vadovų, valdančių laivą. Tačiau ši sistema remiasi tradicinių hierarchinių įmonių struktūrų sutrikimu. Daugelis steigėjų ir technologijų įmonių linkusios į vienodą organizaciją, nes ji skatina inovacijas ir darbuotojų indėlį. Mąstymas yra toks, kad kai biurokratija nesumažina darbuotojų, jie laisvai mąstys ir sukurs naujas, pelningas idėjas. Tai padidina bendravimą tarp komandų ir pašalina kai kurias komunikacijos problemas, kurios gali atsitikti, kai pranešimai keliauja aukštyn iš apačios. Deja, sunku išlaikyti plokščią sistemą, nes įmonė auga, ir atsiranda poreikis sukurti labiau struktūrizuotas ryšių sistemas. Be to, vienodos organizacijos darbuotojai gali tapti pernelyg daug per daug skirtingų užduočių ir neturi daug vietos augti ar skatinti.
Kodėl įmonėms reikia organizacinių sistemų
Organizacinės sistemos yra svarbios bet kokio dydžio įmonėms. Tvirtos, gerai apibrėžtos struktūros sukūrimas panaikina painiavą ir nustato paprastus procesus darbuotojams. Kiekvienas darbuotojas turėtų tiksliai žinoti, kam jie praneša. Be tam tikros hierarchijos ar struktūros, darbo vieta gali tapti chaotiška. Darbuotojai gali nesupranti, kas yra atsakingas už tai, kas sukelia svarbius dalykus, per kuriuos patenka įtrūkimai. Tvirta organizacinė struktūra supaprastina įmonę ir saugo visus tame pačiame puslapyje.
Organizacinė sistema kiekvienam asmeniui suteikia tinkamą vietą, galinčią prisidėti prie bendrovės. Sistema pagerina bendrą efektyvumą, padidina našumą ir suteikia aiškumo visiems organizacijos nariams. Kiekvienas skyrius gali geriau dirbti, kai yra aiškiai apibrėžti vaidmenys ir bendri tikslai. Be to, tinkama organizacinė sistema gali pagerinti sprendimų priėmimą, nes informacijos srautai vyksta visoje organizacijoje. Aukščiausio lygio vadovai gali rinkti informaciją iš visų padalinių, suteikdami jiems daugiau informacijos apie visą įmonės veiklą.
Tvirta organizacinė sistema pašalina daugybę verslo problemų, įskaitant darbo dubliavimą ir pozicijų konfliktus. Jei verslas buvo gerai apgalvotas, kiekvienas darbuotojas turi atskirą vaidmenį, o vaidmenys nesutampa. Nėra „paleisties“, kur niekas nėra tikras, kas yra atsakingas už tam tikrą užduotį ar projektą. Dėl to didėja bendradarbiavimas ir darbuotojai jaučiasi didžiuotis savo darbu. Darbuotojai vengia nusivylimo dėl nuolat kintančių vaidmenų ir tikslų. Jie gali sutelkti dėmesį į tai, ką jie geriausiai daro.
Tinkamos organizacinės sistemos parinkimas gali užtrukti jūsų verslą į kitą lygį. Pvz., Jei jūsų verslas yra pagrįstas gaminiu, matrica arba padalinta struktūra greičiausiai bus ideali. Tai yra projektinės struktūros, orientuotos į specializuotas komandas. Kita vertus, mažos pradžios įmonės gali laikyti vienodą struktūrą, kuri leistų visiems darbuotojams prisidėti prie savo įgūdžių ir patirties be hierarchijos kišimosi.
Įmonės su organizacinėmis sistemomis pavyzdžiai
Funkcinės sistemos pavyzdžiai: Funkcinės organizacinės sistemos istoriškai buvo panaudotos karinėse, universitetinėse ir valdžios institucijose. Per daugelį metų funkcinės hierarchijos tapo mažiau populiarios, o daugelis organizacijų pasitraukė nuo jų. Tačiau jos vis dar naudojasi tam tikrose įmonėse. Vienas iš pavyzdžių, kaip galima naudoti šios rūšies organizacinę sistemą, yra tradicinis gamyklos nustatymas. Gamyklos vadovas prižiūri skirtingus gamyklos padalinius, kurie yra specializuoti. Kiekvienas padalinys turi savo vadybininką, kuris visi praneša tiesiogiai prižiūrinčiam gamyklos valdytojui. Kitas pavyzdys galėtų būti mažmeninės prekybos parduotuvė. Parduotuvės vadovas prižiūri operacijas nuo piramidės viršaus. Žemiau yra skirtingi skyriai. Galbūt yra vienas inventorius, vienas klientų aptarnavimo ir vienas rinkodaros ir reklamos. Kiekvienas turi savo prižiūrėtoją ir visą ataskaitą generaliniam direktoriui.
Skyrių sistemos pavyzdžiai: Skirstomosios sistemos yra populiarios tarp didelių, tarptautinių korporacijų. Pavyzdžiui, „Johnson & Johnson“ turi suskirstytą struktūrą. Kiekvienas „Johnson & Johnson“ prekės ženklas veikia kaip savo kompanija, turinti savo vadovavimą ir vidinę struktūrą. Visi šie prekių ženklai praneša patronuojančiai bendrovei. Kitas padalytos organizacinės struktūros pavyzdys yra „General Electric“. Generalinis direktorius sėdi viršuje, be to, bendrovė yra suskirstyta į skirtingas grupes. Yra keletas veiklos grupių, tokių kaip finansai, teisiniai, viešieji ryšiai ir pasauliniai tyrimai. Kai kurios komandos yra skirtos konkretiems projektams, įskaitant aviaciją, energiją, sveikatos priežiūrą ir kt.
Matricos sistemos pavyzdžiai: Matricos organizacinė sistema yra sudėtinga, todėl dažniausiai ją priima didelės, nusistovėjusios įmonės. Vienas garsus matricos kompanijos pavyzdys yra „Starbucks“. Didžiausia pasaulio kavos kompanija naudoja funkcinę struktūrą, kad padalintų savo verslą į skyrius, įskaitant žmogiškuosius išteklius, finansavimą ir rinkodarą. Šie padaliniai yra firmos firmos būstinėje ir atsiskaito aukščiausio lygio vadovams. Pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių skyrius sukuria politiką, kuri turi įtakos visoms „Starbucks“ vietoms. Be to, „Starbucks“ turi atskirus skyrius kiekvienam geografiniam regionui. Šie regionai yra Amerika, Kinija ir Azijos-Ramiojo vandenyno šalys, Europa, Artimieji Rytai, Rusija ir Afrika. Amerikoje, kuris yra populiariausias įmonei, toliau skirstomi į keturis mažesnius padalinius. „Starbucks“ taip pat turi produktų padalinius. Pavyzdžiui, yra vienas padalinys, skirtas prekėms, pavyzdžiui, „Starbucks“ puodams ir kitam kepiniams. Žemesniame organizacijos lygmenyje „Starbucks“ turi darbuotojų komandas, ypač parduotuvių lygmenyje. Ši sudėtinga matricos struktūra puikiai tinka kavos milžinams, leidžianti įmonei sėkmingai valdyti tūkstančius parduotuvių visoje šalyje.
Plokščios sistemos pavyzdžiai: Plokščios sistemos yra populiarios tarp įmonių ir technologijų įmonių. Vienas garsus plokščios sistemos pavyzdys yra Zappos. 2013 m. Didžiulė batų įmonės vadovė paskelbė naują valdymo struktūrą, vadinamą „holacracy“, kuri paskatino bendradarbiauti panaikinant darbo vietos hierarchiją. Bendrovė uždraudė vadybininkų pavadinimus. Jis nebegali turėti pareigybių ir nebūtų viršininkų. Kiekvienas darbuotojas būtų atsakingas už savo darbą. Bendrovė tikėjosi, kad naujovės ir kūryba bus išprovokuotos panaikinant biurokratiją, susijusią su hierarchija ir sprendimų priėmimu. Tačiau Zappos stengiasi, kad operacijos būtų tikrai plokščios.
Tai yra daugelio didelių kompanijų, įgyvendinančių vienodą struktūrą, kova. Daugelis naujokų kalbėjo apie sunkumus išlaikyti vienodą organizacinę struktūrą, kai susiduriama su eksponentiniu augimu. Tyrimai parodė, kad darbuotojai randa hierarchines struktūras, kurios yra patogios ir praktiškos. Taigi, vienoda organizacinė struktūra galbūt yra geras variantas verslui, kuris yra pradiniame etape, paskatinti naujoves ir augimą. Tačiau dauguma didžiųjų įmonių atsitraukia nuo vienodos sistemos, nes ji gali tapti sudėtinga valdyti per tam tikrą laiką.
