Religinių organizacijų inventorius gali būti tiek fiziniai daiktai, tiek susirinkimų nariai, norintys paaukoti savo laiką. Tie, kurie nori paaukoti savo laiką ir patirtį, turėtų būti apskaitomi, kad jie galėtų būti tinkamai panaudoti bažnyčios naudai. Fiziniai bažnyčios turtai turėtų būti dokumentuojami raštu, saugiai saugomi keliose vietose. Keli žmonės gali padėti parengti pradinę bažnyčios inventorių, tačiau jo saugojimas ir saugojimas turėtų būti priskirtas vienam paskirtam asmeniui. Pirminio inventoriaus rinkimas gali užtrukti iki savaitės, o metinis inventoriaus suderinimas turėtų trukti ne ilgiau kaip vieną dieną ar dvi. Šis projektas reikalauja dėmesio detalėms.
Elementai, kurių jums reikės
-
Skaičiuoklės programinė įranga
-
internetas
-
Spausdintuvas / kopijuoklis
-
Lentelė
-
Pieštukas
-
Etiketės
Fizinių daiktų inventorius
Gauti paruoštą bažnyčios inventoriaus formą iš interneto arba sukurkite sau naudodami skaičiuoklės programinę įrangą. Formos viršuje nurodykite savo organizacijos pavadinimą ir tarpus, skirtus tiek lapo numeriui, tiek vietovės pavadinimui. Toliau sukurkite stulpelius, pavadintus "Serijos numeris", "Elemento aprašymas", "Įgijimo data", "Pradinė vertė" ir "Laikyti / šalinti". Spausdinti pakankamai kopijos, kad galėtumėte naudoti kiekvieną bažnyčios kambarį ir pritvirtinti prie iškarpinės.
Atkreipkite dėmesį į atsargas ir įrangą, pažymėdami dolerio sumą, išreiškiančią skirtumą. Pavyzdžiui, elementai, kurių kaina yra mažesnė nei 500 JAV dolerių, laikomi tiekimu, o elementai, kurių kaina viršija 500 JAV dolerių, yra laikomi įranga. Dėl savo vertės, įranga turėtų būti inventorizuota, o tai nėra būtina atsargų atsargoms.
Sukurkite nuoseklų eilės numerių sąrašą naudodami skaičiuoklės programinę įrangą ir spausdinkite numerius po vieną į 1 colių etiketes. Pirmą kartą inventoriaus rinkinys turi būti sudarytas iš unikalių metų mėnesio numerių. Unikalus numeris yra tas, kuris pasikeis nuosekliai, pavyzdžiui: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Pradėkite viename kambaryje ir nurodykite visus daiktus, kurie laikomi įranga. Nustatę kiekvieną elemento apačioje, pridėkite vieną serijos numerio etiketę, kad būtų galima stebėti elementus.
Atkreipkite dėmesį į lapo numerį ir kambario pavadinimą, naudodami įrašų formas iškarpinėje. Užrašykite duomenis į visus laukus, esančius inventoriaus formoje.
Aprašo lauke turėtų būti elemento apžvalga. Serijos lauke turi būti numeris, kurį pritvirtinote prie elemento apačios. Priimant pradinę inventoriaus informaciją, įsigijimo data ir pradinė vertė gali nebūti. Jei taip, užpildykite formą. Jei ne, įrašykite dabartinę datą į gautą lauką ir įvertinkite vertę. Jei elementas yra saugomas, paprasčiausiai patikrinkite lauką. Jei jis yra parduodamas, atkreipkite dėmesį į šalinimo datą.
Perkelkite iš kambario į kambarį, kartodami 4 ir 5 veiksmus. Nepamirškite ir toliau pažymėti lapo numerį ir kambario pavadinimą kiekvieno lapo viršuje, kai pakeisite vietas.
Padarykite vieną užbaigtų inventoriaus formų kopijas. Vienas egzempliorius kiekvienas iš eilės pagal lapo numerį įdedamas į trijų žiedų segtuvą. Įdėkite vieną rišiklį saugioje vietoje, o kitoje vietoje - administraciniame biure. Bent kartą per metus vykdykite inventorizacijos procedūras.
Įgūdžių rinkinių inventorius
Gauti paruoštą bažnyčios savanorių formą iš interneto arba sukurkite sau naudodami skaičiuoklės programinę įrangą. Įtraukti laukus „Vardas“, „Adresas“, „Telefono numeris“, „El. Pašto adresas“, „Galimos dienos“ ir „Galimos valandos“. Puslapyje esančiame stulpelyje nurodykite reikiamus įgūdžių rinkinius ar vaidmenis ir nurodymus savanoriams, kad jie galėtų apvažiuoti dominančias sritis, pvz., Autobusų vairuotoją, savanorišką maitinimą, veiklos koordinavimą ir maisto sandėlio dovanų sekretorių.
Išplatinkite formą sekmadienio mokykloje ar bažnyčios tarnyboje arba išsiųskite jį paštu su prašymu grįžti į tam tikrą vietą konkrečią datą ar anksčiau.
Įterpkite formas į trijų žiedų rišiklį arba naudojimui, sukurkite skaitmeninę duomenų bazę su savanorių asmenine informacija ir interesais. Tokiu būdu galima tiesiogiai susisiekti su suinteresuotais susirinkimo nariais, o administracijos darbuotojai gali tiksliai matyti bažnyčiai turimus išteklius.
Paskirstykite naujas savanorių formas ne vėliau kaip kartą per metus. Jei asmeniui, kuris prieš metus juos užpildė, atnaujintos formos nėra grąžinamos, paskambinkite telefonu, kad nustatytumėte, ar jie vis dar norėtų paaukoti savo laiką tose srityse, kurias jie anksčiau pažymėjo ir atitinkamai pakeitė.
Patarimai
-
Fizinio inventoriaus lapo duomenų perkėlimas į skaitmeninę skaičiuoklę yra trečias saugojimo taškas.
Naujų elementų įtraukimas į inventorių, kaip jie bus, užtikrins, kad jų įsigijimo data ir pradinė vertė būtų tinkamai užregistruotos.
Kasmet peržiūrėkite savanorių formą ir įtraukite naujus įgūdžių rinkinius ar pozicijas.
Įspėjimas
Leidimas daugiau nei vienam asmeniui būti atsakingam už inventorizaciją gali sukelti painiavą ir sukelti dvigubą įvedimą ar neorganizavimą.
