Prašymas patvirtinti projektą ar didelį pirkimą gali būti nervų nusižengimas ir varginantis. Tačiau, turėdami teisingą formuluotę ir požiūrį, jūs greičiausiai gausite reikiamą pažangą. Moksliniai tyrimai taip pat yra svarbiausi dalykai: jūs turite tiksliai žinoti, ko jums reikia, žinoti, koks bus jūsų įmonės poveikis, ir galėsite paaiškinti, ką gali suprasti jūsų vadovas. Konkretus ir gerai parašytas užklausos laiškas gali padėti pasiekti jūsų idėją ar projektą.
Tyrinėkite savo pasiūlymą
Pirmas žingsnis bet kokiame patvirtinimo procese yra tai, ko jums reikia. Jei prašote naujos įmonės transporto priemonės, tyrinėkite, kokios rūšies automobilį norite, kiek kainuos ir kaip ji atitinka įmonės poreikius. Nenurodykite bendro pareiškimo apie tai, ką norite patvirtinti. Jūsų laiško gavėjas greičiausiai nuspręs jūsų labui, jei jūsų laiške bus aišku, kad jūs stengiatės išsiaiškinti, kas yra geriausia įmonei. Dar svarbiau yra tai, kad kuo konkretesni esate, tuo labiau tikėtina, kad ji patogiai suteiks jums pritarimą projektui ar pirkimui, nes ji tiksliai žinos, ką atliksite po patvirtinimo.
Tinkamai formatuokite laišką
Pradėkite spręsti savo viršininką pagal pavadinimą ir pavadinimą (pvz., Viceprezidentas Smitas). Jei atsitiktinai jūs nežinote, kas skaitys laišką, kreipkitės į asmens pavadinimą (pvz., „Gerb. Komisijos nare“.) Tačiau individualizavimas yra svarbus, todėl darykite viską, kad išsiaiškintumėte asmens vardą ir teisingą pavadinimą. Tai dažnai galite rasti organizacijos tinklalapyje arba pasiimti telefoną ir paprašyti asmens vardo.
Tada pristatykite pirkimą ar pasiūlymą, kurį norite patvirtinti. Pabandykite tai padaryti pirmame laiško sakinyje. Tai leis skaitytojui aiškiai suprasti, ką tu iš karto pasiūlai, ir suteikti jai kontekstą likusiam laiškui. Tai taip pat leidžia jai žinoti, kad tiksliai žinote, ką norite.
Pavyzdys:
Gerbiamas vadovas Cunningham,
„Castle Rock High School“ žygių grupei reikia naujų uniformų.
Pateikite išsamius pavyzdžius
Toliau paaiškinkite, kodėl reikia imtis veiksmų, kuriuos siūlote. Net jei atrodo akivaizdu, kodėl pirkimas yra būtinas, išsamiai paaiškinkite motyvus. Jei jūsų laiško gavėjas nemato geros priežasties, dėl kurios siūloma laiške siūloma veikla, jis nepavyks. Tam reikia tik kelis sakinius.
Pavyzdys:
Mes paskutinį kartą įsigijome uniformas 1992 m., O dabartinė kolekcija yra labai sudaužyta ir nusidėvėjusi.
Toliau išvardykite visas priežastis, dėl kurių pasiūlymas būtų naudingas jūsų įmonei.Tai apie tai, ką jūsų darbas padarys įmonei, o ne dėl to, kodėl jūs asmeniškai manote, kad pasiūlymas yra svarbus.
Pavyzdys:
Žygių grupė reprezentuoja mūsų mokyklą paradaisose, futbolo žaidimuose ir kituose bendruomenės susitikimuose. Naujos uniformos suteiktų mūsų mokyklai daug palankesnę šviesą.
Dabar, kad išlaikytume senus uniformus, kiekvienais metais turime sumokėti tūkstančius dolerių. Nauji būtų pašalinti šiuos mokesčius.
Naujų šiuolaikinių uniformų didinimas žymiai padidintų visos grupės moralę, kuri paprastai lemia aukštesnius pažymius visiems mokiniams.
Sudarykite vertingą informaciją
Užpildykite savo laišką su savo vardu, el. Pašto adresu ir telefono numeriu ir pakvieskite skaitytoją su jumis susisiekti su bet kokiais su laišku ar pasiūlymu susijusiais klausimais. Jei taikoma, taip pat pažymėkite datą, kurią tikitės, kad turėsite atsakymą į jūsų prašymą. Baigę laišką, jis neturėtų būti ilgesnis nei vienas puslapis, nebent turite labai gerą priežastį tęsti antrojo puslapio (pvz., Labai sudėtingas pasiūlymas, kuriam reikalingas ilgas paaiškinimas arba ilgas priežasčių sąrašas, kodėl jūsų prašymas būtų naudingas).
Pavyzdys:
Jei turite kokių nors klausimų, džiaugiuosi galėdamas susitikti su jumis bet kuriuo metu.
Ačiū,
Ben Warren, direktorius, [email protected] 555-1234
Galutiniai patarimai
Visada rašykite pagarbiai ir formaliai. Pavyzdžiui, vietoj to, kad sakytume, kad „būtų puiku kompanijai, jei galėtume nusipirkti keletą naujų spausdintuvų“, parašykite kažką panašaus į: „Jei įmonė pirktų penkis naujus spausdintuvus, tai būtų naudinga Pavyzdžiui Corp., nes …“ Jei jis dar nereikalingas, apsvarstykite galimybę spausdinti ir pristatyti savo laišką, o ne siųsti el. Paštu savo gavėjui. Tai parodys, kad tikrai rūpinatės savo pasiūlymu, ir tikėtina, kad jis prisimins atsakymą į laišką laiku.
Atkreipkite dėmesį, kad gerai parašytas patvirtinimo laiškas jums gali būti niekur - jūsų gavėjas gali nuspręsti, kad pats pasiūlymas yra problema. Tokiu atveju turėsite sugalvoti visiškai naują idėją arba palaukti savo laiką, kol galėsite pabandyti dar kartą.
