Kai nuspręsite išduoti kredito korteles tam tikriems darbuotojams, turite nustatyti taisykles ir taisykles, reglamentuojančias šių kortelių naudojimą. Taip pat gera idėja turėti procedūras, kurios padėtų sekti kredito kortelių išlaidas ir kontroliuoti išlaidas. Įmonės kredito kortelės turėtų būti išduodamos tik darbuotojams, kuriems jų reikia verslo tikslais, pavyzdžiui, kelionės ar biuro išlaidoms. Viena iš kredito kortelės sąlygų turėtų būti ta, kad piktnaudžiaujant kortele bus nutraukta.
Asmeniniam naudojimui
Verslo kreditinės kortelės gali būti patogus būdas finansuoti atsitiktinius pirkimus ir verslo keliones, tačiau jie taip pat suteikia didelę galimybę piktnaudžiauti. Gera politika ir procedūros gali padėti apsaugoti įmones nuo darbuotojų, kurie naudoja korteles savo asmeninėms išlaidoms padengti, ir gali apsaugoti darbuotojus, leisdami jiems žinoti, kokių pirkimų jie gali saugiai atlikti, nebijodami represijų.
Vienas iš būdų, kaip išlaikyti įmonės kredito kortelės naudojimą darbuotojams asmeniniam naudojimui, yra tik kortelių išdavimas darbuotojams, kurie turi gerą finansinę atsakomybę. Dėl to gali prireikti patikrinti, ar darbuotojams kredito kortelė atliekama. Turėtų būti parengta politika, draudžianti asmeninėms pirkimams naudoti įmonės kredito korteles. Norint tai sumažinti, darbuotojams kortelės turėtų būti išduodamos per bendrovę, o bendrovė turėtų gauti mėnesio sąskaitą. Darbuotojams turėtų būti reikalaujama pateikti išlaidų formą, kad būtų galima apibūdinti kiekvieną iš jų kortelę apmokestinamų išlaidų. Jei išlaidų lapas neatitinka faktinio sąskaitos, kortelė gali būti naudojama asmeniškai. Ši patikrinimų ir balansų sistema padeda darbuotojui priminti, kad jie yra atsakingi už savo kortelės naudojimą.
Išankstinis patvirtinimas
Bendrovės kredito kortelė turėtų būti naudojama tik verslo tikslais, bet kai darbuotojas lanko klientus, gali būti neryški linija tarp verslo tikslų ir asmeninio naudojimo. Kiekvieną įmonės kredito kortelės naudojimą turėtų patvirtinti bendrovė. Kintamųjų mokesčių, pvz., Pramoginių klientų, atveju turėtų būti priimtas protokolas, kuriame būtų apibrėžtos ir apibrėžtos priimtinos pramogų formos. Prieš pradedant pramogauti klientus, darbuotojui turėtų būti suteikta iš anksto nustatyta riba, kiek kompanija mokės už įmonės kredito kortelės mokestį. Mokesčiai už iš anksto nustatytą sumą bus darbuotojo atsakomybė, o kredito kortelės naudojimas bet kokiose nepatvirtintose pramogų formose turėtų būti nutrauktas.
Atsakomybė
Kadangi įmonės kreditinės kortelės bus naudojamos tik iš anksto patvirtintoms įmonės reikmėms, gali būti gera idėja neleisti darbuotojams vežti įmonės kredito kortelių, išskyrus konkrečius tikslus. Kredito kortelių išdavimas tik esant būtinybei gali padėti užtikrinti, kad įmonės kredito kortelėse nebūtų neautorizuotų mokesčių.
