Visų dydžių organizacijos ir įmonės gali naudotis telefono žurnalo sistema, kad būtų galima stebėti svarbiausius telefono skambučius ir kontaktinę informaciją. Pavyzdžiui, specialistai, pvz., Teisininkai ir buhalteriai, pasitiki telefonų žurnalais, kad galėtų registruoti klientus ir užregistruoti kiekvienam iš jų mokamą laiką.
Pagrindiniai telefono žurnalo metodai
Naudokite telefono žurnalus, kad galėtumėte stebėti gaunamus ir išeinančius telefono skambučius. Įrašykite duomenis apie klientus, pvz., Verslo ir mobiliųjų telefonų numerius, el. Pašto ir svetainės informaciją. Jei naudojate tradicinius telefono žurnalus, saugokite duomenis saugioje vietoje, kai jie nenaudojami. Elektroninėje sistemoje laikykite pranešimus saugius, apribodami duomenų poveikį ir įdiegdami slaptažodį. Jei biure yra registratorė, telefono žurnalą su juo integruokite, kad skambučiai būtų grąžinti laiku ir efektyviai. Suteikite jai prieigą prie naudotojų pašto dėžutės, kad jie galėtų lengvai patikrinti pranešimus.
Išplėstinės galimybės
Užtikrinkite, kad nuotoliniu būdu ir persiųstumėte telefono žurnalo prieigą iš savo mobiliojo telefono ar kompiuterio. Integruoti tekstinius pranešimus ir el. Laiškus į telefono žurnalo sistemą, kad galėtumėte daugiau lankstumo. Organizuokite telefono pranešimus į asmeninius aplankus, kad galėtumėte lengvai pasiekti. Jei norite dalytis duomenimis su likusia tarnyba, nustatykite viešuosius aplankus. Nustatykite pranešimus, kad gautumėte pranešimus, kai tik jie atvyksta. Įdėkite ne skubius skambučius į aplanką, kad galėtumėte geriau valdyti laiką. Sukurkite sistemą, pagal kurią būtų galima grąžinti visus skambučius per pagrįstą laiką ir nustatyti priminimus, kad nepamirštų jokio svarbaus skambučio. Norėdami sukurti veiksmingą atsarginę sistemą, pasirūpinkite, kad platinimo grupės gautų pranešimus.
Tradiciniai telefono žurnalai
Naudokite tradicinę telefono žurnalo sistemą, parašydami informaciją ant padėklo, skirtą stebėti skambintojus ir jų informaciją. Kai kuriuose telefonų žurnaluose yra anglis, kad automatiškai būtų galima saugoti dvigubą įrašą. Prieš elektroninį amžių vadovai, biuro darbuotojai ir asmenys stebėjo telefono skambučius, užrašydami vardus, numerius ir kitą informaciją apie tam skirtus popieriaus ar trinkelių gabalus.
„MyWorkTools“
Apsvarstykite galimybę naudoti „MyWorkTools“, kuris siūlo „Word“ šablono dokumentą kaip telefono žurnalą atvykstantiems ir siunčiamiems skambučiams. Priemonę galima naudoti kaip laiko valdymo ir našumo matavimo sistemą, kuri seka kiekvieno telefono skambučio datą ir laiką, rinktą numerį ir pokalbio trukmę, taip pat skambučio tikslą. Priemonė gali sutaupyti laiko, nes pašalina poreikį vidutiniškai praleisti dvi valandas ar daugiau, kad panašų telefono žurnalą būtų galima atlikti rankiniu būdu.
„PhonePad“ elektroninė sistema
Atsisiųskite nemokamą „PhonePad“ sistemos bandomąją versiją, kurioje naudojama „Windows“ programa, kad išsaugotumėte visą telefono skambučio informaciją viename pašto dėžutėje. Spalvotos piktogramos ir kodavimas suteikia tiesioginio pranešimo būsenos atpažinimą, o pranešimai yra išdėstyti taip, kad nurodytų, ar jie yra nauji, skaitomi, ar reikia tolesnių veiksmų. „PhonePad“ atrodo kaip popierinis pranešimas, skirtas intuityvioms vartotojo sąsajoms. Pranešimus palaiko teksto formatavimas įvairiuose šriftuose, spalvose, stiliuose ir dydžiuose. Gali būti atidaryti keli pranešimai vienu metu, taip pat palaikomi tekstiniai pranešimai. Įdiegta adresų knyga saugo ankstesnius skambinančiojo duomenis.
PDA arba mobiliojo telefono žurnalai
„PalmPilot“ mobiliojo telefono įrenginiui naudokite telefono žurnalą, skirtą jūsų PDA arba mobilųjį telefoną, pvz., PhoneLog 2.0. PhoneLog stebi visus gautus ir kitiems palikusius telefono pranešimus. Be to, galima lengvai sukurti sąrašą, kuris gali būti greitai pasiekiamas skambinant atgal. „PhoneLog“ pateikia išsamų pokalbių įrašą. Sistema taip pat gali būti pritaikoma ir lengvai integruojama.
