Realaus projekto tvarkaraščio kūrimas yra vienas didžiausių iššūkių, su kuriais susiduria projekto vadovas. Yra keletas bendrų problemų, susijusių su projektų planavimu, kurį galima numatyti ir užkirsti kelią, suteikiant kiekvienam projekto dalyviui daugiau pasitikėjimo tvarkaraščiu.
Užduočių trukmės įvertinimas
Svarbiausia ir dažniausia projekto tvarkaraščio problema yra kiekvieno projekto užduoties trukmės įvertinimas. Dauguma žmonių nepakankamai įvertina, kiek ilgai kažką reikės padaryti, todėl bus sudarytas grafikas, atspindintis tik geriausią scenarijų. Norėdami tai išvengti, galite pridėti laiko kiekvienai užduočiai, jei galite įvertinti, kiek jūsų komandos narys yra nepakankamai įvertintas. (Daugelis žmonių nepakankamai įvertina tam tikrą procentą.) Arba galite pridėti nenumatytų atvejų laiko kaip atskirą elementą savo tvarkaraštyje. Nors kartais tai suprantama kaip „grafikas“, tai iš tikrųjų yra realus būdas padaryti planą tikslesnį.
Būtinai nepraleiskite jokių būtinų projekto užduočių. Tai lengva pamiršti tuos, kuriuos padarė grupės, nesusijusios su jūsų projekto komanda, arba tuos, kuriuos vertinantis dalyko ekspertas mano, kad toks akivaizdus, kad jiems jų nereikia paminėti.
Išteklių priskyrimas
Dauguma projektų tvarkaraščių grindžiami prielaida, kad tinkamas išteklių žmogus bus prieinamas tiksliai, kai reikės. Bet jei jūsų organizacija neturi gerų būdų priskirti žmones projektams, tai gali neįvykti. Jūsų tvarkaraštyje taip pat turi būti realiai atsižvelgiama į tai, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali išleisti savo projektui, atsižvelgdamas į kitus projektus, operatyvinę paramą arba administracines užduotis, kurias jie turi atlikti.
Įgyvendinimo datos nustatymas
Daugeliu atvejų vadovybė arba tam tikras išorinis veiksnys nustatė projekto įgyvendinimo datą prieš kurdami tvarkaraštį. Gali būti paprašyta sumažinti tam tikroms užduotims numatytą laiką, kad atitiktų reikiamą pabaigos datą. Jūs turėtumėte aktyviai pranešti projektui, kad jis turėtų riziką, susijusią su šių pokyčių atlikimu.
Nežinomo
Nežinomi įvykiai, pvz., Verslo aplinkos pokyčiai arba naujos technologijos problemos, gali lemti, kad projekto užduotys trunka ilgiau nei numatyta. Nustatydami galimas rizikas projekto pradžioje, galėsite geriau valdyti bet kokius įvykius ir taip sumažinti jų poveikį jūsų tvarkaraščiui.
Pokyčių valdymas
Projekto apimties pakeitimai, įvykdomi reikalavimai arba naudojamos technologijos gali sutrikdyti jūsų projekto tvarkaraštį. Tokie pakeitimai turėtų vykti per oficialius projektų pakeitimų valdymo procesus, kad projekto rėmėjas ir klientai galėtų susitarti dėl bet kokių tvarkaraščio pakeitimų, o ne jų nemaloniai nustebinti.
Didžiųjų projektų įvertinimas
Didelis projektas turi daugiau tarpusavio priklausomybės tarp užduočių ir darbo grupių ar asmenų. Dėl tokio sudėtingumo lygio sunkiau numatyti tvarkaraštį, kuris turės apimti laiką tokiam koordinavimui.
