Dabar verslo scenarijus yra pagrįstas projektu. Projektai apima tarpfunkcines komandas, o nuomonių įvairovė padeda naujovėms. Daugelio verslo projektų tikslas yra patenkinti ir viršyti klientų lūkesčius. Integruotas projektų valdymas yra nauja verslo mantra, kurioje projektų valdymas yra neatsiejamas strateginio plano vykdymo procesas. Supratimas apie projekto gyvavimo ciklo procesą yra labai svarbus visoms darbo sritims, nes tai reiškia geresnį efektyvumą.
Projekto apibrėžimas
Įmonės dažnai pasitiki „projektais“, kad patenkintų klientų poreikius. „Projektas“ skiriasi nuo kasdienės įprastinės veiklos ir ilgalaikių „programų“ pagal tam tikras charakteristikas. Norint, kad užduotis būtų vadinama „projektu“, ji turėtų turėti konkretų tikslą, turėtų būti vienkartinė pastanga su nustatytu gyvenimo laikotarpiu. Projektai taip pat turi veiklos rezultatų specifiką ir yra riboti laiko, pinigų, darbo jėgos ir kitais ištekliais. Kiekvieną projekto gyvavimo ciklą apibūdina keturi etapai: apibrėžimo etapas, planavimo etapas, vykdymo etapas ir etapas.
Projektų valdymas
Projektų valdymas yra projektų planavimo, planavimo ir kontrolės procesas. Dėl daugelio veiksnių didėja dėmesys efektyviam projektų valdymui. Didėjanti pasaulinė konkurencija paskatino suspaustų produktų gyvavimo ciklus. Įmonės susiduria su trumpesniais „laiko iki rinkos“ produktų kūrimo scenarijais. Žinių sprogimas su bendrais informacijos tinklais ir didesnis klientų dėmesys prisidėjo prie didesnio projektų pobūdžio sudėtingumo. Tam reikia efektyvaus kryžminių funkcinių projektų komandų valdymo. Įmonės taip pat atlieka daugybę projektų vienu metu. Todėl išteklių paskirstymas ir efektyvus projektų valdymas yra strategiškai svarbūs.
Planavimas
Planuojant projektą, reikia pateikti tinkamą projekto vykdymo planą. Planavimo procesas apima projekto apibrėžimą, įskaitant siūlomus projekto rezultatus. Planavimo procesas taip pat apima aiškiai apibrėžtus projekto tikslus ir uždavinius, kokybės specifikacijas, biudžetą ir laiko vertinimus bei kontrolės parametrus. Trumpai tariant, planavimo etapas yra etapas, per kurį peržiūrimi ir dar kartą patvirtinami projekto tikslai ir gairės, ir išspręsti bet kokius pakenkiančius klausimus. Nenumatytų atvejų metodai taip pat sukurti planavimo proceso metu, kad būtų išvengta spąstų. Idealiu atveju planavimo procese turėtų dalyvauti visi komandos nariai.
Planavimas
Projektų planavimas apima projekto suskirstymą į aiškiai apibrėžtas paprastesnes užduotis. Tai taip pat žinoma kaip „darbo suskirstymo struktūra“. Ši struktūra leidžia komandų nariams suprasti sudėtingą projektą, susijusį su paprastomis pasiekiamomis užduotimis. Planavimas taip pat apima šių užduočių paskyrimą atitinkamam personalui ir laiko, pinigų ir kitų išteklių apribojimų nustatymą kiekvienai užduočiai. Pavyzdžiui, jei projektas yra skirtas organizuoti konvenciją, darbo suskirstymo struktūra apimtų tokias užduotis kaip salės užsakymas arba brošiūrų spausdinimas. Konkretūs žmonės kiekvienai užduočiai priskiriami laiko, pinigų ir kokybės apribojimams.
Kontrolė
Projekto vykdymas susijęs su netikėtų įvykių sprendimu. Sukūrus aiškų planą ir planavimo procesą, sumažinamas dviprasmiškumas, projekto vadovas turi atidžiai kontroliuoti laiko, kokybės ir biudžeto reikalavimus. Du projekto kontrolės elementai apima aiškiai apibrėžtų projekto etapų nustatymą ir pasiekimą bei aiškias komunikacijos linijas. Tarpiniai tikslai padeda stebėti pažangą, o komunikacija padeda stebėti ir gerinti komandos pastangas.
