Jūsų įmonės atsiskaitymo procedūrų keitimas gali turėti įtakos verslui su klientais. Jūs negalite tiesiog keisti suplanuotų sąskaitų faktūrų datų, padidinti mokėjimų sumas ar kitaip peržiūrėti savo sąlygas nepranešę savo klientams iš anksto. Priešingu atveju susiduriate su skambučių, skundų, pajamų praradimo ir neigiamų komentarų perspektyva. Paruoškite laišką, kurį siunčiate savo klientams, kad jis pateiktų išsamius atsakymus į „naujųjų, kas, kada ir kur“.
Išaiškinkite tikslą
Oficialūs pranešimai apie procedūrinius pakeitimus turėtų būti pateikiami aiškiai nurodant informacijos šaltinį, poveikį gyventojams ir pokyčių pobūdį. Kad pasiektumėte šį tikslą, naudokite savo firminius blankus, kad gavėjas iš karto žinotų jūsų tapatybę. Jei nustatote pranešimą teksto apdorojimo programoje kaip pašto suliejimo projektą, galite įtraukti individualų sveikinimą į kiekvieną raidę, kad išvengtumėte baimės „Gerbiamo kliento“ įvado, kuris pašalina bet kokį pranešimą. Dar kartą patvirtinkite savo dėkingumą dėl gavėjo verslo ir trumpai apibūdinkite politikos pagrindus. Pvz., Galite pranešti „Kadangi mes vertiname jus kaip klientą, susisiekiame su jumis ir informuosime apie būsimus mūsų atsiskaitymo procedūrų pakeitimus, kurie turi įtakos jūsų paskyrai.“
Pateikite išsamią informaciją
Įvedę bendrą komunikato temą, pereikite prie kito punkto punkto. Paaiškinkite - kuo glaustai - ateinančius pokyčius ir tai, kaip naujos taisyklės skiriasi nuo senų. Klientai nori tiksliai žinoti, kaip jūsų politika veikia juos. Jei nepateiksite aiškaus, loginio paaiškinimo, kuris atsakytų į visus iškilusius klausimus, jūsų telefonas pradės skambėti netrukus po to, kai jūsų laiškai bus priimti į gavėjų pašto dėžutes. Užtikrindami, kad pateikėte visus reikiamus duomenis, paprašykite draugų, kolegų ar kitų pašaliečių skaityti savo laišką savo prototipo etapuose ir patikslinti savo pranešimą, atsižvelgiant į visus iškeltus klausimus.
Patvirtinkite laiką
Apibūdinkite, kada įsigalioja pakeitimai. Jei klientai turi pradėti naudoti naują mokėjimo adresą, galiojantį su konkrečiu mėnesio atsiskaitymo ciklu, pasakykite jiems „Pradėdami nuo mėnesio ir metų mokėjimo, siųskite savo čekį į adresas.“ Jei klientai matys mokėjimo sąlygų pakeitimą, pasakykite jiems: „Mes padidiname minimalų mokėjimą nuo numeris iki procentų procentų savo balanso mėnuo ir metai." Norėdami išvengti painiavos, naudokite šį laiko nustatymo pareiškimą, kad pakeistumėte pakeitimus ir pateiktumėte pilną datą, kad jūsų laiškas taptų perspektyvia būsimų klientų failų nuoroda.
Padarykite jį oficialiai
Prieš uždarydami laišką, aiškiai ir draugiškai paaiškinkite, kad jūsų pakeitimai nėra neprivalomi terminai. Klientai turi suvokti, kad jie negali atsisakyti savo procedūrų, išskyrus uždarydami savo sąskaitas, ir kad tęsdami verslą su jumis praėjus pakeitimo datai patvirtinama, kad jie sutinka ir sutinka laikytis naujų taisyklių. Nurodykite savo vardą ir kontaktinę informaciją, net jei visa tai pasirodo kaip jūsų blanko dalis, ir pabrėžkite, kad esate patenkinti klientų skambučiais, jei jie turi klausimų ar komentarų.
