Efektyvus bendravimas ir keitimasis informacija yra labai svarbūs projekto sėkmei. Aiškus bendravimas užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir tikslus projekte. Nuolatinis keitimasis informacija saugo visus komandos narius apie pažangą ir atkreipia dėmesį į visas problemas, kurios gali turėti įtakos pažangai. Nesugebėjimas veiksmingai bendrauti gali sukelti brangius vėlavimus, kurie turi įtakos projekto sėkmei.
Projekto planas
Projekto planas yra pagrindinis visų projekto komunikacijų, apie kurias pranešė „TechRepublic“. Planas leidžia kiekvienam komandos nariui žinoti, ką projektas turėtų pristatyti ir kas yra atsakingas. Jame pateikiamos pagrindinės datos ir projekto priklausomybės, o sudėtingos programos pertraukiamos į mažesnius komponentus, kuriuos kiekvienas narys gali lengviau suprasti.
Vizija
Komunikacija užtikrina, kad kiekvienas komandos narys turi tą pačią projekto rezultatų viziją. 2002 m. „Houston Business Journal“ leidime aprašyta, kaip architektai, statybos bendrovė ir kūrėjai bendradarbiavo su klientų kompanijų vadovais, kad būtų pasiekti projekto sėkmės, naudojant bendrą bendrą tikslą - verslo parką, kuris atitiktų jos vartotojų poreikius.
Ryšių planavimas
Dideliame projekte dalyvauja daug komandos narių ir daugybė bendravimo kanalų. Siekiant užtikrinti efektyvų bendravimą ir keitimąsi informacija, svarbu, kad projekto vadovas nuo pat pradžių suplanuotų ir valdytų procesą, nustatydamas, kam įvairiais projekto etapais reikia skirtingos informacijos. Procesas yra tęstinis pagal konsultacijų projektą „Perfect“, kuris teigia, kad projektų vadovai praleidžia didžiąją laiko dalį komunikacijos užduotims.
Informacijos valdymas
Komandos nariai turi greitai pasiekti naujausias projekto dokumentacijos versijas. Sukūrus vieną projekto svetainę ar duomenų bazę, projektų vadovai gali centralizuoti visą informaciją ir suteikti komandos nariams saugią prieigą prie svarbių dokumentų, tokių kaip planai, tvarkaraščiai, tiekėjai, posėdžių protokolai ir pažangos ataskaitos.
Būsena
„TechRepublic“ statuso ataskaitas nustato kaip vieną svarbiausių projekto komunikacijų. Dalijimasis būsenos atnaujinimais užtikrina, kad visi komandos nariai žinotų apie svarbias problemas ar netikėtus pakeitimus, galinčius turėti įtakos projekto tvarkaraščiams ar išlaidoms. Tada jie gali imtis bet kokių būtinų taisomųjų veiksmų.
Įrankiai
Ryšio priemonės, pvz., El. Paštas, vaizdo konferencijos ir telekonferencijos, leidžia projekto grupės nariams paprasta ir patogiai bendradarbiauti ir keistis informacija net ir tada, kai jie dirba skirtingose vietose. Socialinių tinklų įrankiai taip pat vaidina svarbų vaidmenį projektų valdyme. Nariai gali naudoti įrankius, pvz., „Twitter“ ar „Facebook“, kad paskelbtų trumpus būsenos atnaujinimus ar komentarus svarbiais projekto klausimais.
