Norint supaprastinti pirkimo procesą, reikia sukurti konkrečius pirkimo etapus, kad būtų sumažintas laikas nuo tada, kai asmuo paprašo elemento ir kada jis gauna. Remdamiesi dabartiniu pirkimo procesu, galite racionalizuoti savo sistemą, keisdami dalyvaujančius asmenis, suteikdami daugiau perkančiosios institucijos ir nustatydami konkrečias pardavėjo taisykles.
Nustatyti silpnybes
Pirmas žingsnis supaprastinant pirkimų procesą yra nustatyti, kodėl norite tai padaryti. Gali būti per didelė išlaidų suma. Jūsų darbuotojai gali būti mažiau produktyvūs, nes jie turi laukti reikiamos įrangos. Jūsų klientai gali būti nepatenkinti, nes negalite gauti pakankamai medžiagos, kad galėtumėte įvykdyti užsakymus. Jūsų formos ar net efektyvaus popieriaus trūkumas gali sukelti kliūčių. Kai žinosite, kokios yra jūsų pirkimo problemos, galite išnagrinėti savo procesą, kad pamatytumėte, kas gali sukelti problemą.
Centralizuoti arba decentralizuoti
Vienas iš būdų supaprastinti pirkimo procesą yra centralizuoti jį su vienu asmeniu ar skyriumi. Vietoj to, kad darbuotojas eitų į savo skyriaus vadovą, kuris eina į vyriausiąjį pareigūną, kuris vėliau eina į finansų vadybininką, leidžia darbuotojams pateikti prašymus tiesiogiai vienam pirkimų agentui. Tai gali sutrumpinti laiką, per kurį reikia gauti pirkimus, nes vienas asmuo yra atsakingas už laiką.
Jei jau turite tokio tipo centralizuotą pirkimo procesą, tai gali būti jūsų problema. Tai gali atsitikti, kai pirkėjas yra užvaldęs prašymus, kuriuos ji turi atlikti. Jei taip yra, apsvarstykite galimybę departamentų vadovams pirmiausia patvirtinti pirkimus, kuriuos jie pateikia finansų skyriui. Kad kuo geriau išnaudotumėte šios rūšies sistemą, sukurkite visas „formas“, kad būtų užtikrinta, jog visi dalyviai žinos, kada reikia atlikti užsakymą, ir žinoti, kad jie bus atskaitingi.
Padidinti pirkimo instituciją
Kitas pirkimo supaprastinimo būdas - suteikti daugiau darbuotojų darbuotojams pirkti. Tai gali lemti išlaidų viršijimą, jei nenustatysite konkrečių parametrų, pvz., Kokių prekių ir paslaugų, kuriuos konkretus darbuotojas gali įsigyti, viršutinę sumą, kurią gali įsigyti pirkėjai, ir kokius pardavėjus jis gali naudoti. Apsvarstykite galimybę leisti darbuotojams atlikti mažesnius pirkimus, ypač įprastus, paprastai patvirtintus, pvz., Biuro reikmenis. Jei galite kontroliuoti įmonės kreditinės kortelės naudojimą atskiriems darbuotojams, išduokite korteles darbuotojams, turintiems perkančiosios institucijos, leidžiant jiems pirkti internetu, plytų ir skiedinių ar telefonų pirkimus, nereikalaudami čekio ar kredito kortelės pirkimo iš apskaitos skyriaus. Sukurkite griežtą įmonės kredito kortelių naudojimo politiką.
Prieš patvirtinant tiekėjus
Jei darbuotojai turi atlikti mokslinius tyrimus ir patvirtinti tiekėjus kiekvieną kartą, kai atlieka pirkimą, sukurkite patvirtintų pardavėjų, kuriuos jie gali naudoti, sąrašą. Tai padeda užtikrinti, kad dirbate su tiekėjais, kuriuos žinote, ir gali sukurti pirkimo apimtis, dėl kurios gali atsirasti pardavėjo nuolaidos. Sukurkite pirkimo sistemą su patvirtintais pardavėjais, kad jie ne visada atliktų kredito ataskaitą apie kiekvieną kartą, kai darbuotojas atlieka pirkimą. Suteikite pardavėjams sąrašą darbuotojų, kurie gali pirkti, arba naudoti įmonės pirkimo kodą, kurį duodate darbuotojams pasirinkti. Prašymas pateikti paraiškos formą ar šabloną, kurį jūsų darbuotojai gali naudoti, kai jiems reikia gauti kelis pasiūlymus darbo vietoje, supaprastins procesą, pašalindamas poreikį darbuotojams kurti pasiūlymų dokumentus.
Pagerinti pirkimo planavimą
Jei iš anksto žinote, kad reikia įsigyti konkrečių prekių ir reikmenų, suplanuokite šiuos pirkimus lėtai jūsų įmonėje, iš anksto. Tai gali padėti sumažinti pirkimų praradimą popieriaus darbo jūroje, todėl reikalingi departamento lygio tyrimai ir pagreitinti prašymai. Ar jūsų skyriaus vadovai pateikia ketvirčio pirkimo užklausas, įskaitant pristatymo datas, ir paprašykite, kad jūsų pirkimų agentas sukurtų pirkimų kalendorių.
