Kuriant apskaitos sistemą, įmonės ir ne pelno organizacijos turi sukurti vidaus kontrolės sistemą. Vidaus kontrolės procesas padeda užtikrinti, kad sistema veiktų gerai ir kad visi dalyvaujantys darbuotojai vykdytų veiklą kaip tikėtasi. Tokios esminės verslo funkcijos suteikimas suteikia pakankamą patikinimą, mažinant klaidų tikimybę ir apsaugant organizacijos turtą. Dėl savo reikšmės įmonės gerai vertina pagrindinius vidaus kontrolės principus.
Atsakomybė
Įmonės privalo aiškiai nustatyti atsakomybę. Konkrečių pareigų priskyrimas asmenims užtikrina, kad jie supranta, kokia jų dalis yra vidaus kontrolės palaikymas. Jei nuosekliai nepaisoma vidaus kontrolės atsakomybės, veiksminga vidaus kontrolės sistema paaiškins, kas nevykdo priskirtos užduoties.
Apskaita
Atmintis nėra neklaidingas įrankis, ypač kai kalbama apie didelius informacijos ar sandorių kiekius. Tinkamos apskaitos procedūros leis įmonėms turėti tikslią sandorių istoriją. Tokie istoriniai duomenys leidžia įmonei vėliau kreiptis į jį, jei aptinkama problema arba reikia paaiškinimo.
Draudimas ir klijavimas
Deja, net ir geriausia vidaus kontrolės sistema negali trukdyti prarasti turtą. Užtikrindama turtą ir darbuotojus, organizacija gali būti tikri, kad ji bus atlyginta už turto vertę, jei turtas bus pavogtas ar kitaip pasisavintas.
Turto įrašai ir saugojimas
Vidaus kontrolės sistemoje žmonės, turintys fizinę prieigą prie grynųjų pinigų ir kito turto, nėra tie patys žmonės, kurie tvarko su šiuo turtu susijusius įrašus. Pavyzdžiui, jei asmuo, atsakingas už smulkių grynųjų pinigų įrašų laikymą, buvo tas pats asmuo, kuris turėjo raktą į smulkius grynuosius pinigus, tai būtų lengva padėti sau grynaisiais pinigais, o falsifikuoti smulkius grynuosius pinigus. Asmuo, kuris saugo turto apskaitą, neturėtų turėti galimybės fiziškai pasiekti turimo turto, kurį jis stebi.
Atsakomybė už susijusius sandorius
Kartais reikia atlikti keletą užduočių, kad būtų atliktas vienas sandoris. Šiuo atveju svarbu, kad įvairūs darbuotojai atliktų atskiras sandorio vykdymo užduotis. Tai užtikrina, kad daugiau nei vienas asmuo dalyvavo atliekant užduotį, didindamas šansus, kad aptinkamos klaidos ar apgaulingi veiksmai.
Technologinės kontrolės priemonės
Apsaugos nuo įsilaužimo signalizacijos, elektroninės klaviatūros ir kitos technologijomis pagrįstos saugumo priemonės gali padėti organizacijoms apsaugoti turtą. Technologija dažnai gali eiti ten, kur žmonės negali, ir gali dirbti 24 valandas per parą, nereikalaujant papildomo atlyginimo ar pertraukų. Pažangios įmonės savo vidaus kontrolės sistemas papildo tinkama ir ekonomiškai efektyvia technologija.
Nepriklausoma apžvalga
Įmonės turi reguliariai peržiūrėti savo vidaus kontrolės sistemas. Tai turėtų atlikti asmuo, kuris neatliko jokio patikrinto darbo. Nepriklausomas vertintojas gali objektyviai pranešti apie atliktą darbą per vidaus kontrolės procesą ir neturi jokios priežasties padengti klaidų ar būti pernelyg optimistiškai apie kontrolės procedūras.
