Kaip veikia skaičiuoklės?

Skaičiuoklės yra populiari priemonė biure ir gali būti naudingos ir namuose. Nesvarbu, ar jums reikia tvarkaraščio, kad būtų išsamiai išdėstytos ir automatiškai pridedamos vestuvių išlaidos, pateikite sąskaitą faktūrą savo laisvai samdomiems klientams arba sukurkite finansinės ataskaitos savo verslui, skaičiuoklės atitinka užduotį.

Gali būti mokymosi kreivė, jei norite naudoti kai kurias iš pažangesnių funkcijų, bet kai suprasite, kaip veikia skaičiuoklės ir jų galimybės, pamatysite, kad jų naudojimas yra beveik begalinis.

Kas yra skaičiuoklė?

Skaičiuoklė yra elektroninis dokumentas, kuriame naudojami eilutės ir stulpeliai duomenims saugoti ir manipuliuoti. Tai skaitmeninis programinės įrangos darbalapis, sukurtas po popieriaus buhalterio popieriaus formos. Eilutės ir stulpeliai sudaro langelius, kuriuose yra atskiri duomenys. Galite naudoti skaičiuokles matematiniams skaičiavimams ir kitiems įvestų duomenų manipuliavimams atlikti.

Daugelis žmonių taip pat naudoja skaičiuokles, kad įrašytų ir saugotų duomenis, turinčius kelis atributus. Pvz., Asmens žvalgybos duomenų bazėje gali būti naudojamas asmens vardas, pavardė, adresas, įmonės pavadinimas, jų pavadinimas ir verslo santykių statusas.

Galite rūšiuoti duomenis skaičiuoklėje ir atlikti įvairius analizės tipus. Taip pat galite naudoti įvairias formules ir funkcijas. Skaičiuoklės suteikia galimybę organizuoti informaciją ir naudoti ją kaip pagrindą, kad būtų galima sukurti lenteles, diagramas ir grafikus analizei.

Kodėl naudoti skaičiuoklę?

Viena iš populiariausių skaičiuoklių naudojimo priežasčių yra duomenų saugojimas, įrašymas ir spausdinimas. Lengva tvarkyti ir rūšiuoti duomenis skaičiuoklėje, o dėl išdėstymo su eilutėmis ir langeliais galite bet kur spustelėti, kad informacija būtų lengvai atnaujinta, nesirūpindami nematomomis erdvėmis, grąžinimais ar skirtukais, kaip ir kai kuriose kitose programose pvz., teksto procesorius.

Jūs galite automatizuoti įvairias funkcijas, kad atliktumėte skaičiavimus, ieškotumėte tam tikrų elementų arba patrauktumėte naujinimus iš kitų programų ar žiniatinklio. Pavyzdžiui, buhalteriai kiekvieną mėnesį gali pridėti naujus duomenis į savo skaičiuokles ir naudoti paprastą „sumą“ formulę, kad duomenys būtų automatiškai atnaujinami.

Skaičiuoklės suteikia galimybę greitai ir lengvai rodyti duomenis ir dalytis jais su kitais. Galite įvesti duomenis arba nukopijuoti juos iš kitos programos ir įklijuoti į skaičiuoklę, išsaugoti failą ir lengvai nusiųsti jį kitam. Biuro darbuotojai gali įrašyti skaičiuoklę savo biuro kompiuterių tinkle, kad kiti žmonės galėtų atidaryti failą ir atnaujinti įvairias jo dalis.

Skaičiuoklės suteikia galimybę saugoti didelius duomenų kiekius vienoje vietoje, nes skaičiuoklės faile yra daugiau nei vienas lapas. Kiekvienas failo skirtukas vadinamas darbalapiu, o failas vadinamas darbo knyga. Galite saugoti finansinę informaciją, suformuotą į finansinę atskaitomybę, smulkiajam verslui, ir naudoti kitą skirtuką kiekvienam metų mėnesiui. Tada galite pridėti kitą skirtuką, kuriame pateikiamos nuorodos, kad būtų galima apibendrinti ir pridėti visus duomenis į metinį skaičių.

Kaip naudoti „Google Excel“

„Excel“ yra „Microsoft Office“ skaičiuoklės produkto pavadinimas, tačiau galite jį naudoti „Google“, užuot naudoję „Google“ skaičiuoklės programą. Vienas iš didžiausių privalumų naudojant „Microsoft Excel“ skaičiuoklės programą „Google“ programoje „Google“ diske yra tai, kad galite dirbti „Excel“ skaičiuoklėse internete.

Naudodami „Microsoft Office“, nebent turite „Office 365“ prenumeratą, galėsite pasiekti savo „Excel“ skaičiuoklės failus tik iš savo kompiuterio standžiojo disko arba tinklo failų aplanko. Jei norite dirbti „Excel“ skaičiuoklėse „Google“ diske, taip pat galite konvertuoti „Excel“ skaičiuoklę į „Google“ lapų failą. Jei įkeliate „Excel“ failą, kurį norite išsaugoti „Google“ diske, ir bandykite jį atidaryti, pamatysite statinį dokumentą, kuris neleis atlikti jokių pakeitimų.

Tačiau „Microsoft“ ir „Google“ pagerino galimybes dirbti kartu „Microsoft Office“ failuose „Google“. Galite įdiegti „Google“ disko „Microsoft Office“ papildinį, kurį rasite „Google Play“. Įdiegę papildinį, kai atidarote „Microsoft Office“ programas, pamatysite išskleidžiamąjį meniu, kuriame nurodomas „Google“ diskas, ir jis suteiks įvairias galimybes atidaryti, redaguoti ir išsaugoti „Microsoft Office“ failus, laikydamas juos „Microsoft Office“ formatu, saugant juos „Google“ diske.

Jei norite gauti papildinį, naršyklėje atlikite „Google“ disko papildinį „Microsoft Office“ paieškai internete. Jums bus paprašyta atsisiųsti "_driveforoffice.exe "_ failas ir atlikite paprastą diegimo procesą.

Kaip naudoti „Google“ lapus

Jei norite sukurti „Google“ lapuose skaičiuoklę, įsitikinkite, kad esate prisijungę prie „Google“ paskyros, atidarykite naršyklės skirtuką, eikite į drive.google.com arba sheets.google.com ir sukurkite naują „Sheets“ dokumentą.

Kai naršote į „Google“ diską, naudodami meniu juostą ekrano kairėje pusėje arba raudoną „+“ mygtuką apatiniame dešiniajame ekrano kampe, sukurkite naują lapų dokumentą ir būsite pasiruošę pradėti naudoti skaičiuoklė. „Google Sheets“ leidžia jums lengvai bendradarbiauti su kitais žmonėmis internete, kai juos atsiųsite į savo skaičiuoklę. Kai kurie žmonės gali aktyviai dirbti faile tuo pačiu metu, ir jūs galite pamatyti, kas yra faile, ir netgi tai, kokie skaičiuoklės skirtukai ir ląstelės dirba. Naudodami „Sheets“, galite naudoti ir kitus „Google“ integruotus įrankius, pvz., Teksto vertimą į skaičiuoklę, naudodami formules, kad būtų automatiškai užfiksuoti akcijų kainos duomenys iš internetinių svetainių ir importuojami kitų tipų duomenys tiesiogiai iš žiniatinklio puslapių į skaičiuoklę.

„Google Sheets“ siūlo iš anksto sukurtus šablonus įvairiems tikslams, pvz., Biudžetui, laisvai samdomoms sąskaitoms, įmonės finansinėms ataskaitoms, projekto stebėtojui, Ganto diagramai, darbuotojų pamainų tvarkaraščiui, pardavimo kontaktų duomenų bazei ir kt. Šiuos ir kitus šablonus taip pat galite rasti „Microsoft Excel“ ir kitose skaičiuoklės programose. Vienas iš „Google Sheets“ privalumų yra tas, kad jūsų darbai automatiškai išsaugomi kas kelias sekundes. Jei naudojate „Excel“ skaičiuoklės programą, galite išsaugoti automatiškai, bet tai nėra numatytoji funkcija, todėl galite prarasti darbą, nebent dažnai rankiniu būdu išsaugosite savo darbą.

Pagrindinės skaičiuoklės funkcijos

Pagrindinės skaičiuoklės funkcijos apima trijų tipų duomenų - teksto, skaičių ir formulių arba funkcijų - saugojimą. Dauguma žmonių naudoja skaičiuokles pagrindiniams matematiniams skaičiavimams atlikti, pavyzdžiui, jų duomenų papildymui, atėmimui, dauginimui ir padalijimui. Taip pat galite saugoti duomenų eilutes su keliais atributais, pvz., Vardo ir adreso duomenimis.

Skaičiuoklės paprastai turi daug eilučių, kad tilptų didelį duomenų kiekį, o ne daugiau kaip du milijonai ląstelių, kurias sudaro daugybė reikiamų stulpelių ir eilučių, iki tos ląstelės ribos. „Microsoft Excel“ naujausia versija šiuo metu siūlo 1,048,576 eilutes ir 16 384 stulpelius, kad galėtumėte išsaugoti savo duomenis.

Skaičiuoklės duomenys gali būti nukopijuoti kaip lentelės ir įklijuojami į kitas programas, pvz., Tekstų redagavimo programą arba skaidrių pateikimo programą, kad būtų sukurti įvairūs analizės, ataskaitų teikimo ir pateikimo grafikai. Taip pat galite formatuoti duomenis naudodami spalvas, linijas, teksto laukelius, vaizdus ir daugelį kitų funkcijų, kad atkreiptumėte dėmesį į tam tikras duomenų ar skaičiuoklės tvarkaraščio dalis.

Kas yra išplėstinės skaičiuoklės funkcijos?

Priklausomai nuo to, ar naudojatės „Google Sheets“, „Microsoft Excel“ ar kita skaičiuoklės programa, turėsite prieigą prie daugelio pažangių funkcijų, kurios gali padėti jums sukurti visų tipų modelius duomenų apdorojimui ir analizei.

Pavyzdžiui, galite naudoti skaičiuokles statistinės regresijos analizei, diskontuotų pinigų srautų modeliavimui ir daugeliui kitų pratimų. Galite sukurti darbo knygą su keliomis skaičiuoklėmis, kuriose yra finansinių ataskaitų duomenys apie kiekvieną metų mėnesį. Tuomet galite sukurti kitą skaičiuoklę toje pačioje darbo knygoje arba naujame darbaknygėje, kurioje yra prielaidos dėl verslo augimo, pardavimų augimo, išlaidų procentinių pokyčių ir kitų prielaidų. Naudodami formules ir nuorodas, galite sukurti prognozuojamą finansinę ataskaitą, kuri automatiškai atnaujinama, kai pakeisite skaičiuoklės prielaidų skirtuko prielaidas.

Galite naudoti įvairias automatines formules ir funkcijas, įskaitant „jei / tada“ formules, kurios leidžia jums pasakyti, ar „X“ sąlyga yra įvykdyta, tada atlikite „Y“ funkciją arba formulę. Jūs netgi galite juos sudėti, o „Microsoft Excel“ gali tvarkyti ne daugiau kaip septynis tarpusavyje įterptus teiginius, o tai reiškia, kad jūs galite turėti iki septynių sąlyginių funkcijų, priklausančių viena nuo kitos, automatiškai pritaikyti jūsų duomenims.

Kai kuriose skaičiuoklės programose yra makro įrašymo įrenginys, kuris leidžia įrašyti įvairius įprastinio proceso etapus, pvz., Skaičiuoklės formatavimą arba tam tikrų tipų duomenų įvedimą, nežinant Visual Basic ar bet kurios kitos programavimo kalbos. Ateityje, užuot atlikę faktines skaičiuoklės funkcijas, galite naudoti sparčiuosius klavišus, o procesas vyksta automatiškai, nes žingsniai buvo išsaugoti makro pavidalu.

Skaičiuoklės siūlo tokias funkcijas kaip „tikslas siekti“, kuri leidžia kartoti formules ir išspręsti jas tam tikriems apibrėžtiems atsakymams ir atitinkamai pakeisti įvestį. Jei turite didelių duomenų rinkinių, su kuriais norite dirbti, tam tikros funkcijos leidžia identifikuoti ir pašalinti dublikatus, rūšiuoti ir filtruoti duomenis, ją konsoliduoti, iš viso ją suskaičiuoti, reitinguoti ir vertikaliai arba horizontaliai ieškoti duomenų verčių ir grąžinti juos į naują lentelę. Tai tik keletas išplėstinių skaičiuoklių siūlomų funkcijų pavyzdžių.

Skaičiuoklės su duomenų bazių programomis

Daugelis žmonių naudoja skaičiuokles duomenų eilėms saugoti, ir galbūt norėsite sužinoti, kodėl jūs ne tik naudosite duomenų bazės programą, pvz., „Microsoft Access“, kad išsaugotumėte duomenis vietoj skaičiuoklės. Nors duomenų bazės ir skaičiuoklės programos gali saugoti duomenų eilutes su keliais atributais, kiekviena turi savo privalumus.

„Excel“, „Google“ lapai ir kitos skaičiuoklės saugo duomenis su antraštėmis taip pat, kaip duomenų bazės programa. Tačiau, naudojant skaičiuoklės duomenis, galite lengvai atlikti automatinius formulių skaičiavimus arba rankinius skaičiavimus. Skaičiuoklės taip pat yra paprasta naudoti, o tuoj pat galite pradėti įvesti ir dirbti su duomenimis, o ne sukurti duomenų bazę, kaip ir programoje, pvz., „Access“. Su skaičiuoklėmis taip pat galite lengvai sukurti diagramas ir diagramas, pagrįstas duomenimis.

Kita vertus, duomenų bazės yra labiau stabilios. Su skaičiuoklės duomenimis lengva klaidingai ištrinti langelį, eilutę ar duomenų stulpelį, jei nesate atidžiai stebėję, o tai yra daug sunkiau padaryti duomenų bazės programoje. Be to, jei turite didelius duomenų kiekius, jie gali būti valdomi skaičiuoklėje, kur duomenų bazės programos yra specialiai sukurtos tūkstančių ir net milijonų duomenų įrašų eilučių valdymui. Kai reikia nuolat atnaujinti kiekvienos duomenų eilutės elementus arba atlikti įvairius rūšiavimo ir ataskaitų tipus, duomenų bazės programa gali būti prasmingesnė nei skaičiuoklė.