Verslo užklausos laiškas gali būti veiksmingas būdas prašyti apmokėjimo, ieškoti citatos ar įvertinimų arba prašyti informacijos. Profesionaliai parašyti laiškai yra konkretūs, išsamūs ir tikslūs. Jie taip pat pateikia visą informaciją, kurią gavėjas turi laiku ir tiksliai įvykdyti, kad patenkintų prašymą.
Naudokite profesionalų formatavimą ir kalbą
Verslo užklausos laiškas turėtų būti parašytas ant firminio blanko ir gautas iš prašymo pateikiančio asmens ar departamento. Pavyzdžiui, laiškas potencialiems kandidatams, prašantiems papildomos informacijos, turėtų būti gaunamas iš žmogiškųjų išteklių arba vadovų nuomos, o užklausos laiškas, kuriame prašoma produktų pavyzdžių, turėtų būti gaunamas iš pirkimo departamento vadovo. Laikykitės tradicinių verslo laiškų formatavimo ir naudokite oficialią kalbą profesionaliam įvaizdžiui perduoti. Pavyzdžiui, „Gerb. Ponia Smith“.
Eikite į tašką
Parašykite atidarymą, kuriame skaitytojui pasakoma, ko jums reikia išjungti. Pavyzdžiui, „Jūsų paskyra yra praėjus 90 dienų ir reikalauja nedelsiant imtis veiksmų“, arba „Jūsų gyvenimo aprašymas yra įspūdingas ir norėčiau matyti rekomendacinius laiškus, taip pat jūsų kolegijos raštus“. nereikalinga informacija.
Būk specifiškas
Pateikite visą informaciją, kurią gavėjas turi atitikti jūsų užklausai, pvz., Pirkimo užsakymo nuorodą arba sąskaitos numerius arba sutarčių ar politikos kopijų kopijas. Nuorodos arba priedai laiške. Pavyzdžiui, „Kaip matysite pridedamoje originalios sutarties kopijoje, produkto pristatymas planuojamas pirmąjį kiekvieno mėnesio pirmadienį. Tai prašymas pakeisti tą datą iki kiekvieno mėnesio trečiojo pirmadienio. “
Padarykite užklausą
Išsamiai tiksliai nurodykite, ką norite įvykdyti toliau, todėl nėra galimybės, kad gavėjas suprastų. Pavyzdžiui, „Jūsų sąskaita turi būti sumokėta iki 2015 m. Birželio 15 d. Arba mes būsime priversti nutraukti jūsų paslaugą“. Padarykite lengva laikytis savęs adresuoto antspauduoto voko, nuorodos į jūsų įmonės svetainės mokėjimo parinkčių puslapį, pašto etiketę arba visą pašto adresą.
El. Laiškų laiškų laiškai
Nors tas pats pagrindinis požiūris taikomas ir el. Laiškams, ir įprastiniams laiškams, yra keletas skirtumų. Naudokite savo įmonės logotipą ir elektroninį parašą ir palaikykite visus kitus oficialius verslo rašymo formalumus. Taip pat paprašykite grąžinimo kvito, kad patvirtintumėte, jog gavėjas gavo jūsų korespondenciją.
Saugoti įrašus
Atspausdinkite savo užklausos raidžių kopiją savo pačių nuorodoms. Tai ypač svarbu, jei rašote kolekcijos laiškus. Jei skola turi būti perduota rinkimo agentūrai ar advokatui, turėsite popierinį takelį, nurodantį, ką darėte, kad surinktumėte skolą iki šiol.
