Bet kuris produktas, parduodantis produktą, turi inventorių. Produktai turi būti tiksliai įkainoti, kad būtų galima padidinti pelną ir konkuruoti su rinkos konkurentais. Tam reikia žinoti produktų vertę ir jų gamybos sąnaudas. Čia apžvelgiami du svarbios informacijos įrašymo ir stebėjimo būdai - nuolatinės ir periodinės inventorizacijos sistemos.
Apibrėžta inventorizacija
Dauguma galvoja apie atsargas kaip prekių, kurias siūloma parduoti, tiekimą. Nors tai yra tiesa, inventorius taip pat yra įvairių sąskaitų, kuriose buhalteris ar buhalteris įrašo šią informaciją, pavadinimas. Mažmenininkas, kuris perka galutinius produktus ir perparduoda juos, gali turėti gana paprastą inventorizacijos sistemą; gamintojai turės daug daugiau sąskaitų, kad galėtų stebėti nebaigto darbo vertę ir gamybos procese naudojamų žaliavų vertę.
Nuolatinė inventoriaus sistema
Naudojant nuolatinę inventorizacijos sistemą, visi sandoriai įrašomi į atsargų sąskaitą, kai jie įvyksta. Sąskaitos likutis bet kuriuo metu atspindi rankinį inventorių. Fizinis vėlavimas registruoti sandorius yra tas, kuris atskiria sąskaitos likutį nuo realaus laiko. Naudojant technologinius sprendimus, tokius kaip skeneriai, parduodami vietoje, šis vėlavimas gali būti labai mažas. Kadangi atsargų skaičiai ir vertės yra nuolat palaikomos, nereikalaujama jokio fizinio inventoriaus skaičiaus.
Periodinė atsargų sistema
Periodinėje sistemoje, be kita ko, naudojama daug sąskaitų, kad būtų galima registruoti pardavimus, pirkti naujus produktus ir grąžinti klientus. Šios sąskaitos yra saugomos iki inventorinio laikotarpio pabaigos, kuris gali būti mėnesinis, ketvirtinis arba bet kuris kitas bendrovės nustatytas laikotarpis, o po to suderinamas su atsargų sąskaita. Tuo metu sandorių sąskaitos nulinės, rengiantis kitam inventorizacijos laikotarpiui. Periodinėje inventorizacijos sistemoje taip pat reikalingas fizinis atsargų skaičius laikotarpio pabaigoje. Atliekami visi būtini inventoriaus sąskaitos pakeitimai, o laikotarpis baigtas.
Reguliavimo priežiūra
Inventorius yra turtas, kaip ir pinigai ir nekilnojamasis turtas. Kaip ir kitas turtas, atsargas gali manipuliuoti nesąžiningi vadovai. 2002 m. Sarbanes-Oxley aktas, priimtas atsakant į to laiko viešuosius apskaitos skandalus, kodifikavo reikalavimą, kad bendrovės išleista informacija būtų tiksli visais reikšmingais aspektais. Įmonės turi patikrinti, ar vidaus kontrolė yra tinkama ir veikia, ir kad visos finansinės ataskaitos yra tikslios. Numatytos nuobaudos. Aktas iš esmės atkurė pasitikėjimą potencialių investuotojų turimos informacijos tikslumu.
Kaip pasirinkti
Pagrindinis veiksnys sprendžiant, ar naudoti periodinę ar nuolatinę sistemą, yra įmonės gebėjimas įrašyti pardavimo duomenis taip, kaip tai vyksta. Technologija tai daro labiau tikėtina nei bet kada anksčiau, todėl daugelis įmonių pasirinks nuolatinę sistemą. Bendrovė, kuri dėl bet kokios priežasties nėra pasirengusi tai padaryti, gali pasirinkti periodinę sistemą. Bet kuriuo atveju atsargų apskaitos taisykles reglamentuoja galiojantys įstatymai ir apskaitos pramonės standartai, kurie JAV žinomi kaip bendrai pripažinti apskaitos principai (GAAP).
