Devintajame ir dešimtajame dešimtmetyje tik vidutinės ir didelės įmonės galėjo suteikti brangių žmogiškųjų išteklių informacinių sistemų (HRIS). Šioms programoms reikalingi dideli pagrindiniai kompiuteriai ir aukštos kvalifikacijos programuotojai. Šiandien beveik bet kuri įmonė gali ne tik sau leisti, bet ir žmogiškųjų išteklių informacinę sistemą. Net ir įmonė, turinti mažiau nei 10 darbuotojų, gali įsigyti pagrindinę HRIS programą, kuri gali būti įdiegta staliniame kompiuteryje, siekiant automatizuoti pagrindinius žmogiškųjų išteklių procesus.
Kas yra HRIS?
Iš esmės, HRIS yra duomenų bazė arba duomenų bazių, kuriomis keičiamasi informacija, derinys. Pavyzdžiui, darbuotojų samdos duomenų bazė užfiksuoja visą su darbo paraiškomis susijusią informaciją. Kai įmonė samdo naują darbuotoją, asmens pagrindinė demografinė informacija yra dalijamasi su kitais HRIS moduliais, kad žmogiškųjų išteklių darbuotojai neturėtų iš naujo įvesti duomenų.
Procesų automatizavimas ir racionalizavimas
HRIS turi tris pagrindinius komponentus: darbuotojų informaciją, darbo užmokestį ir išmokas. Tai yra pagrindinės organizacijos žmogiškųjų išteklių skyriaus veiklos funkcijos. HRIS padeda automatizuoti ir racionalizuoti šiuos procesus, kurie atleidžia žmogiškųjų išteklių personalą, kad galėtų atlikti projekto darbą ir spręsti problemas. Pavyzdžiui, darbuotojai naudoja identifikavimo numerį arba „braukia“ darbuotojo tapatybės kortelę, kad kiekvieną rytą patikrintų elektroninį laikrodį, automatiškai perduodant duomenis į HRIS. Tai pašalina darbo užmokesčio darbuotojų poreikį rankiniu būdu įvesti darbuotojų darbo valandas nuo popieriaus laiko kortelių į darbo užmokesčio sistemą.
Darbo prašymo procesas yra dar vienas geras pavyzdys, kaip HRIS gali sumažinti išlaidas. Daugelyje bendrovių kandidatai kreipiasi dėl darbo internetu. Tai reiškia, kad žmogiškųjų išteklių personalas nebereikia fiziškai tvarkyti, rūšiuoti ir persiųsti paraiškų į atitinkamus skyrius.
Ataskaitų teikimas ir sprendimų priėmimas
Kadangi pagrindiniai žmogiškųjų išteklių procesai yra automatizuoti ir visa reikalinga informacija yra saugoma prijungtose duomenų bazėse, HRIS supaprastina ataskaitų teikimo ir valdymo sprendimų priėmimo veiklą. Daugelyje sistemų yra daug standartinių žmogiškųjų išteklių ataskaitų, kurios gali būti naudojamos verslo ir ateities planams valdyti, pvz., Kompensavimas pagal darbo užmokesčio laikotarpį ir kasmetiniai duomenys, išmokų registravimas ir darbuotojų laikas bei dalyvavimas. Daugelis žmogiškųjų išteklių sistemų leis vartotojams sukurti ad hoc ataskaitas, kad būtų galima analizuoti konkrečius klausimus arba nustatyti tendencijas, kurios padėtų valdyti strateginį planavimą.
Teisinės atitikties palaikymas
Šios sistemos sukuria ataskaitas ir dokumentus, kurių reikalauja valstybės ir federalinės agentūros, pvz., W-2 darbo užmokesčio ir mokesčių deklaraciją, „Equal Employment Opportunity Commission EEO-1 darbdavio išsamią informaciją ir suvestinę ataskaitą“ ir Darbo departamento ligos ir žalos ataskaitą (OSHA 301 Ataskaita).
HRIS gali padėti įmonėms derėtis dėl darbo sutarčių, įtraukiant susitarimo reikalavimus į kasdienes operacijas, pvz., Darbo stažo stebėjimą skatinimo, atleidimo ir atlyginimų tikslais. Informacinės technologijos taip pat padeda žmogiškųjų išteklių departamentui stebėti darbuotojų skundų ir našumo problemas.
HRIS nuorodos
Atsižvelgiant į sistemos sudėtingumą, HRIS programa leis dalytis duomenimis ir integruoti jas su kitomis svarbiomis verslo sistemomis, pvz., Finansų ir tiekimo grandinės valdymu. Be to, kai kurios sistemos gali teikti tinklo ryšius su jų sveikatos draudimo vežėjais ir pensijų fondų administratoriais. Tai leidžia darbdaviams ir draudimo vežėjams arba fondų administratoriams greitai ir lengvai dalintis darbuotojų informacija.
HRIS taip pat susieja įmonės žmogiškųjų išteklių skyrių su savo vadovais ir darbuotojais. Naudodamiesi intranetu - saugiu privačiu kompiuterių tinklu, kurį valdo ir valdo įmonė, darbuotojai gali įvesti savo darbo valandas, užsiregistruoti išmokų programose ar tęstinio mokymo kursuose ir gauti pranešimus iš personalo skyriaus.
