Oficialus verslo ryšys yra firminiame blanke ir paprastai yra rašytojo parašas žemiau baigiamojo pasisakymo. Šio tipo verslo ryšių formatas yra paprastas; tačiau laiškas, kuriam reikia daugiau nei vieno asmens parašų, turi būti sudarytas ir suformatuotas šiek tiek kitaip, kad paaiškintumėte, kodėl laiške yra keli parašai ir suteikiama vieta daugiau nei vienam parašui.
Tradicinis blokavimo formatas
Verslo korespondencija turėtų būti tradicinio bloko formatu, o tai reiškia, kad datos yra dvi eilutės tarp raidžių; adresato pavadinimas ir pašto adresas yra dvi eilutės, esančios žemiau datos; temos eilutė yra dvi eilutės, esančios žemiau adresato informacijos, ir galiausiai dvi eilutės tarp temos eilutės yra sveikinimas. Priimtini sveikinimai oficialiems verslo korespondencijoms yra „Gerb. Ponia Smith“, „Gerb. P. Jones“, „ponai“, arba tiesiog „Sveikinimai“. Paskutinis pavyzdys yra naudingas, kai jūsų laiškas skirtas keliems mišrių lyčių adresatams. Tradicinis bloko formatas reiškia, kad pastraipos nėra įtrauktos, o kiekviena eilutė lygi su kairiuoju parašu.
Kelių parašų priežastis
Nors asmuo, kuriam adresuojate savo korespondenciją, jau gali žinoti, kodėl yra keli parašai, tai yra protinga trumpai pakartoti priežastį savo laiške. Tokiais atvejais, kai laiškas gali pareikalauti keleto parašų, reikia pranešti apie veiksmą, kuriam reikalingas daugiau nei vieno asmens leidimas, arba išreiškiant kelių žmonių, kurie palaiko laišką, kurį siunčia laiškas, kolektyvines nuomones. Pavyzdžiui, galite rašyti: „ABC Įmonės vykdomosios vadovybės komandos vardu šiame laiške pateikiamas sutarimas, kurį pasiekėme po to, kai aptarėme jūsų raštišką prašymą samdyti papildomus žmogiškųjų išteklių darbuotojus.“ Pirmojoje laiško dalyje nurodykite priežastis, kodėl jūsų ryšys yra, ir priežastis, kodėl laiške yra keli parašai. Toliau pateiktos jūsų laiško dalys, žinoma, yra lygios su kairiuoju parašu.
Baigiamieji sveikinimo ir parašo blokai
Baigiamasis sveikinimas turėtų būti toks, kuris yra tinkamas oficialiam verslo laiškui, pvz., „Labai tikrai tavo“, „Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“. Baigiamajame sakinyje prasideda dvi eilutės tarp paskutinės pastraipos.
Jei turite tik du parašus, praleiskite keturias eilutes, kuriose yra pakankamai vietos rašytiniam parašui, ir įrašykite pirmojo parašo pavadinimą su kairiuoju parašu. Eilėje, esančioje po parašo vardu, įveskite jų poziciją arba pavadinimą. Praleiskite dar keturias eilutes, skirtas antrojo pasirašytojo vardui ir pozicijai ar pavadinimui. Asmens, kuris užima aukštesnį vietą organizacijoje, vardas ir pavardė turėtų būti pirmasis parašo blokas.
Jei turite tris parašus, praleiskite keturias eilutes ir įveskite „Signer 1“ pavadinimą su kairiuoju parašu. Atidarykite skirtuką ir įveskite 2 signalo pavadinimą; vėl pažymėkite skirtuką ir įrašykite Signer 3 pavadinimą. Pereikite į vieną eilutės erdvę ir įrašykite Signer 1 poziciją arba pavadinimą, skirtuką ir atlikite tą patį 2 ir 3 signeriui, todėl jų pavadinimai yra tiesiogiai po jų mašininiais raštais.
Keturiems parašams praleiskite keturias eilutes ir įveskite „Signer 1“ pavadinimą su kairiuoju parašu. Tab per vidurį puslapio ir tipo Signer 2 pavadinimas; pereikite prie kitos eilutės ir įrašykite 1-ojo ir 2-ojo parašo poziciją arba pavadinimą tiesiai po jų pavadinimais. Praleiskite dar keturias eilutes ir pakartokite 3 ir 4 signalo formatus.
Išplatinkite juodraštį
Kadangi jūs rašote laišką daugiau nei vieno asmens vardu, tai yra gera praktika, kad projektas būtų išplatintas prieš prašant jų parašų. Papasakokite jiems, kad esate patenkinti jų indėliu ir išsiųsti projektą el. Paštu arba apsilankę kiekvienam asmeniui atskirai. Kai visi sutinka dėl laiško pranešimo turinio ir pateikimo, parengite galutinę versiją ir leiskite visiems žinoti, kad jūs asmeniškai jį platinsite savo parašams.
