Šiandieniniame pasaulyje jūs galite profesionaliai bendrauti keliais būdais. Svarbu žinoti tinkamo verslo korespondencijos taisykles laiškams, el. Laiškams ir atvirukai. Mažos klaidos gali padaryti skirtumą tarp įspūdžių asmeniui, kuris gauna jūsų korespondenciją ir pažeidžia jį. Taip pat naudinga žinoti, kada pakaks el. Laiško, palyginti su rašytu laišku ar rašytine pastaba.
Tradiciniai laiškai
Spausdinkite tipinius laiškus ant blankų, naudodami sunkesnę ar tekstūruotą atsargą. Rašte turi būti nurodytas siuntėjo pavadinimas, adresas, telefono numeris ir el. Pašto adresas. Jei blanko nėra arba laiškas yra asmeninis, viršutiniame kairiajame kampe turėtų būti nurodytas tinkamo asmens ar asmenų, siunčiančių laišką, pavadinimas. Pvz., Jei jūs ir jūsų sutuoktinis siunčia skundą verslui, įtraukite:
P. Ir ponia John A. Doe 123 Main St. Anywhere, JAV 555-555-5555 [email protected]
Toliau išvardykite savo korespondencijos gavėją ir adresą kairėje paraštėje. Pavadinimas ir adresas turėtų būti formalūs, įskaitant jo pavadinimus ir pavadinimus.
Data ateina po rašybos formatu, pavyzdžiui: 2010 m. Birželio 23 d. Pagal datą įrašykite eilutę, kurioje nurodoma laiško tema, naudojant formą „RE: (nuoroda)“.
Sveikinimas yra kitas ir turėtų atspindėti jūsų santykius su šalimi. Jei esate pirmojo vardo pagrindu, pasveikinkite ją „Gerbiama“ ir įtraukite jos vardą. Jei laiškas nukreipiamas į skyrių ar nežinomą gavėją, naudokite „Gerbiamieji“ arba „Gerbiamasis pone ar ponia:“ ar net „Kam jis gali rūpintis“.
Visi verslo laiškai turėtų būti oficialiai uždaryti. Geriausias pasirinkimas profesionaliam baigimui yra tiesiog „Nuoširdžiai“ arba „Gerbiamieji“. Venkite galūnių.
Rankraščiai
Rašytinė pastaba yra tinkama daugeliui verslo situacijų, tokių kaip padėkos, sveikinimai už pasiekimus, tokius laipsnius, šeimos gimimą, akcijas ir užuojautą.
Ant voko turėtų būti nurodytas oficialus gavėjo pavadinimas ir adresas. Jūsų grąžinimo adresas turėtų būti ant voko galo, nors jis gali eiti viršutiniame kairiajame priekiniame kampe.
Kortelėje turi būti žinomas pasveikinimas, pagrįstas jūsų santykiais. Jei esate pirmojo vardo pagrindu, naudokite vardą. Jei ne, pasirinkite pagarbų pasveikinimą, atitinkantį jausmą.
Laikykite užrašo kūno dalį ir rašykite arba spausdinkite tvarkingai mėlynos arba juodos spalvos rašalu. Jei neturite tinkamo rašysenos, suraskite ką nors.
Eikite į tašką. Jei sakote ačiū, pasirinkite frazę ar dvi, kuri primena gavėjui, ką padėkojote jai, bet ne pernelyg išsamiai. Jei sveikinate ką nors, įtraukite tai, ką ir, jei reikia, kaip gavote informaciją. Jei kliento dalyvavimas buvo laikraštyje, pavyzdžiui, klipas skelbimą ir įtraukė jį į kortelę arba nurodo jį savo pastaboje.
Baigti užrašą su „Pagarbiai“. Jei esate mažiau susipažinę su gavėju, pasirašykite laišką su savo oficialiu pavadinimu ir pavadinimu. Jei esate labiau susipažinę, jūsų vardas yra tinkamas.
El. Paštas
El. Paštas pateikia naują diskusijų temą verslo komunikacijos būdais. Pirmoji taisyklė yra žinoti, kad jūsų gavėjas priima ar pageidauja el. Pašto korespondencijos.
Pateikite gerą el. Pašto profilį. Jūsų adresas ir temos eilutė turi būti identifikuojami ir atspindėti jūsų verslo ar profesinį statusą. Pavyzdžiui, jei siunčiate el. Laiškus klientams, vietoj „[email protected]“ jis turėtų būti „[email protected]“.
Nėra jokio vidaus adreso, kaip ir tradicinių raidžių, todėl pradėkite nuo sveikinimo, kuris turėtų atspindėti jūsų santykius su gavėju ir būti kiek įmanoma formalesnis. Bendras verslo el. Laiškas yra paprasto sveikinimo trūkumas, kuris praneša gavėjui, kad el. Laiškas jam skirtas.
Nenaudokite el. Pašto, kad išspręstumėte verslo problemą, kuri turėtų būti tvarkoma asmeniškai. Venkite el. Pašto konfrontacijų ir nepamirškite, kad el. Laiškai gyvena visam laikui standžiajame diske ir serveriuose ir gali būti naudojami teisme.
Venkite verslo el. Laiškų. Jei turite įtraukti daug informacijos, sukurkite jiems dokumentą ir pridėkite jį vietoj to, kad juos pateiktumėte el. Laiške.
Venkite daugiau nei vieną kartą šypsenėlių, kompiuterio šliuzų, šauktukų ar klausimų ženklų ir užrakto užraktų. Jei kyla abejonių dėl turinio ar formato, pabandykite spausdinti ant blankų ir įvertinti jo profesionalumą. Jei jis neatrodo profesionalus popieriuje, el. Paštu jis nėra profesionalus.
Uždarykite profesionalą „Ačiū“ arba „Nuoširdžiai“. Jūsų verslo ir kontaktinė informacija turėtų būti parašyta el. Nuskaitytas arba kitaip elektroniniu formatu parašas yra priimtinas. Jei paprastai naudojate citatą, žymenį ar kitą informaciją, įvertinkite, kaip jis yra tinkamas verslo situacijoms.
