Apskaita yra svarbi verslui, kaip dokumentas finansinei veiklai dokumentuoti ir mokytis iš numerių. Jūsų verslui reikia pagrindinės apskaitos, kad praneštumėte apie mokesčių formų pajamas ir sekite lėšas, kurios patenka į jūsų banko sąskaitas ir iš jų. Tačiau apskaitos informacija taip pat suteikia vertingos informacijos apie operacijas, rodydama tendencijas ir galimybes, kurios gali padėti jūsų įmonei padaryti pelningesnę. Mokesčių atskaitomybės agentūros reikalauja, kad jūs laikytumėte knygas mažiausiu lygiu, kuris stebi pajamas ir išlaidas. Tačiau, jei turite diską ir susidomėjimą, galite atlikti savo apskaitos procesus visiškai kitokiu lygiu ir naudoti juos kuriant pažangesnį ir finansiškai perspektyvesnį verslą.
Apskaitos įmonių tipai
Pajamų ir išlaidų stebėjimas: Jūsų verslui reikia užpildyti mokesčių formas, pagrįstas tiek bendromis pajamomis, tiek grynosiomis pajamomis. Valstybės ir vietos akcizo mokesčiai apskaičiuojami kaip pajamų procentas. Miesto, valstybės ir federalinių pajamų mokesčiai yra pagrįsti jūsų grynuoju pelnu, atėmus išskaitytinas išlaidas iš bendrųjų pajamų. Norint teisingai apskaičiuoti šias sumas, jūsų įmonė turi stebėti ir suskaičiuoti bendras pajamas, kaip pajamų skaičiaus pagrindą, ir pridėti visas išlaidas, kaip verslo atskaitos pagrindą. Pranešdami apie bendras pajamas, turėsite suskirstyti savo pajamas į kategorijas, pvz., Didmeninę ir mažmeninę prekybą. Apskaičiuojant pelno mokestį už pelno mokestį, turėsite padalyti išlaidas ir į kategorijas, pvz., Medžiagas, darbo užmokestį, nuomą, komunalines paslaugas ir auto išlaidas.
Darbo užmokesčio apskaita: Be to, apskaičiuojant, kiek kiekvienam darbuotojui reikia mokėti pagal darbo užmokestį ir dirbtas valandas, jūsų verslas taip pat turi atsisakyti ir mokėti socialinio draudimo, medicinos ir pajamų mokesčius, kuriuos turi jūsų darbuotojai, kartu su atitinkamais darbdavių įnašais už socialinę apsaugą ir Medicare. Jūs taip pat turėsite mokėti nedarbo draudimą ir pramoninį draudimą į savo valstybės lėšas, atsižvelgiant į tai, kiek jūsų darbuotojai dirba ir kiek jie uždirba. Jūsų verslui reikės išsamios ir naujausios darbo užmokesčio apskaitos sistemos, kad būtų galima sekti šiuos numerius ir sumokėti visus darbo užmokesčio mokesčius ir pateikti visas darbo užmokesčio mokesčių ataskaitas.
Pinigų srautų apskaita: Jūsų apskaitos sistemoje taip pat turėtų būti priemonės, kaip stebėti grynųjų pinigų prieinamumą ir poreikį. Jei naudojate pinigais pagrįstą apskaitos sistemą, jūsų savaitės ir mėnesio duomenys suteiks jums pakankamai gera idėja apie tai, kiek jūs atvykstate ir išeinate. Jei naudojate kaupimo principu veikiančią apskaitos sistemą, galite užregistruoti pardavimus kaip pajamas, prieš tai už tai faktiškai sumokėjus, todėl jums reikia kito būdo, kaip stebėti grynųjų pinigų prieinamumą. Nesvarbu, ar naudojate grynųjų pinigų ar kaupimo sistemą, jūsų pinigų srautai taip pat negali tiesiogiai susieti su jūsų pateiktomis pajamomis ir išlaidomis, jei grąžinate paskolas, arba jei jūs nusipirkate jau įsigytą įrangą.
Balansai: Balansas yra jūsų finansinės padėties momentinis momentas tam tikru momentu. Jame pateikiama informacija apie tai, ką turite ir ką skolinga. Jūsų turto sąraše bus grynieji pinigai banke, įsigyta įranga, atėmus sumą, kurią ji nusidėvėjo, ir gautinas sumas arba sumas, kurios yra skolingos jums už jau atliktus pardavimus. Jūsų balanso įsipareigojimų sąraše bus nurodyti likučiai ir kreditinės kortelės bei trumpesnės trukmės skolos, pvz., Mokėtinos sąskaitos ir neįvykdytos komunalinės sąskaitos. Atskaičius savo įsipareigojimus iš savo turto, jūsų balansas rodo jūsų įmonės dabartinę grynąją vertę. Kai laikui bėgant kuriate balansus, galite pamatyti, kaip pelnas ir išlaidos buvo panaudotos ir sukūrė turtą ar skolą.Balansas taip pat parodo, kiek grynosios vertės yra likvidus, ir kiek yra susieta su turtu, kuris nepateikia lengvai prieinamų pinigų.
Veiklos ataskaitos: Be apskaitos ataskaitų, kurias jūsų įmonė turi užpildyti mokesčių agentūrų ir skolintojų, galite sukurti pritaikytas ataskaitas, kurios seka viską nuo produkto, kurį jūsų linija gamina per valandą, vertės iki kiekvieno pardavimo pardavimo skaičiaus personalas. Šie skaičiai yra labai svarbūs priimant strateginius sprendimus. Jie gali padėti jums nustatyti, kurie jūsų verslo aspektai duoda didžiausią pelną ir yra labiausiai vertingi. Jie taip pat gali atkreipti jūsų dėmesį į sunkumus, kuriuos galima ištaisyti, pvz., Gamybos aspektus, kurie per ilgai trunka ir kainuoja per daug.
Kaip įmonės gali atlikti apskaitą
Jūsų verslas gali atlikti savo apskaitą savo viduje arba samdyti išorės profesionalą, kad padėtų procesui. Daugelis kompanijų naudoja šių dviejų metodų hibridą, turėdami vidinį personalą atlieka tam tikras užduotis, pvz., Pagrindinę buhalterinę apskaitą, o vėliau sutarčių su išorės buhalteriu, kad užbaigtų metinius mokesčius.
Vidaus buhalterija suteikia naudos tam, kad žmogus, kuris žino jūsų verslą giliai, užregistruotų jūsų pajamas ir išlaidas. Buhalteris, kuris yra glaudžiai susijęs su jūsų verslu, galės identifikuoti ir suskirstyti prekes į kvitus, nustatydamas, ar jos yra medžiagos, įtrauktos į jūsų parduodamų prekių kainą, ar atsargas, kurios jums reikalingos užkulisiuose. Tačiau vidaus buhalteris gali neturėti profesinės patirties, kurią pašalinis asmuo gali susieti. Šios žinios yra naudingos kuriant tokias sistemas kaip pradinė buhalterinė sąranka, taip pat ir niuansų, pvz., Išlaidų, kurios nėra teisėtai atskaitytos, gaudymui.
Išorės buhalteris gali atnešti savo įmonės apskaitos procesams patirties ir perspektyvos. Kaip profesionalas, šis buhalteris tikriausiai matė įvairių įmonių knygas ir gali parodyti, kaip atnaujinti savo sistemas, kad jie pateiktų jums reikalingą informaciją ir kad juos suprastų kiti specialistai, pavyzdžiui, bankininkai ir mokesčių auditoriai. Tačiau pašalietis negali dirbti taip gerai, kaip vidinis, kad suprastų, kaip jūsų verslas veikia ir kokia informacija jums gali būti naudingiausia. Pavyzdžiui, jūsų buhalteris tikriausiai nesuprato, kokių atsargų tipų jūs naudojate prekiautojo požiūriu. Vis dėlto informacija apie tai, kaip įvairios prekių rūšys juda, gali būti labai svarbi norint tiksliai suderinti pirkimą.
Apskaitos programinės įrangos rūšys įmonėms
Interneto apskaitos programinė įranga: Internetinės apskaitos programos suteikia jums galimybę sinchronizuoti apskaitos sistemą su banko sąskaitomis. Šis metodas leidžia lengvai įvesti sandorius tiesiog surandant juos savo banko kanaluose ir spustelėję dešinius mygtukus. Ši funkcija sumažina galimybę praleisti išlaidas, kaip jūs galėtumėte, jei pradėtumėte nuo popierinių čekių ir praradote. Internetinės apskaitos programinės įrangos naudojimas taip pat leidžia jums pasiekti savo apskaitos programą iš bet kurio kompiuterio, o ne naudoti savo darbalaukį. Vis dėlto internetinės apskaitos programos užtrunka ilgiau nei darbalaukio versijos, kad apdorotų kiekvieną sandorį, o šį kartą pridedama daugybė įrašų. Be to, pajamų ir bankų srautų atitikimo praktika gali būti lėta ir sudėtinga, ir šis žingsnis yra būtinas, jei viename pirkime yra įvairių kategorijų elementų, pvz., Medžiagos ir reikmenys. „QuickBooks“ yra populiariausia ir geriausiai vertinama internetinė apskaitos programinė įranga. „Xero“ yra labai vertinamas „Mac“ vartotojams, o „Zoho“ ypač tinka labai mažoms įmonėms.
Kompiuterių apskaitos programinė įranga: Nors internetinės apskaitos programos populiarėja, darbalaukio versijos vis dar siūlo daugeliui vartotojų privalumų. Galite nusipirkti darbalaukio apskaitos programą su vienkartiniu pirkimu, o internetinės programos ima mokestį už kiekvieną mėnesį. Kai naudojate darbalaukio programą, visa jūsų informacija yra lengvai prieinama jūsų kompiuteryje, o ne debesyje, kur ji yra pažeidžiama saugumo problemoms ir plačiai paplitusiems sistemos gedimams. Darbalaukio apskaitos sistemos yra daug paprastesnės nei debesys grindžiamos sistemos, todėl lengviau rasti ir nustatyti klaidas ir neatitikimus. Dėl savo santykinio paprastumo stalinės sistemos taip pat yra lengviau pritaikomos jūsų įmonės individualiems poreikiams.
Individualios ir rankinės apskaitos sistemos
Iš tikrųjų jums nereikia apskaitos programinės įrangos, jei jūsų verslas yra mažas ir jūsų poreikiai yra paprasti. Galite sukurti skaičiuokles naudodami „Excel“ arba „Google“ lapus, kurie padės jums stebėti ir pridėti papildomus kintamuosius, kuriuos reikia žinoti, pvz., Kategorizuotas išlaidas ir nuolatines pajamas. Šios programos padės jums tvarkyti ir tvarkyti jūsų informaciją bet kokiu būdu, kad būtų tikslinga jūsų verslui, ir vietinės skaičiuoklės suteikia visiškai teisėtas apskaitos sistemas, jei jos jums pasakys, ką reikia žinoti, kad sumokėtumėte mokesčius ir suprastumėte savo veiklą. Pvz., Galite nustatyti darbo užmokesčio sistemą, kuri užregistruotų valandas, praleistas konkrečioms užduotims, pvz., Gamybai. Tada galite naudoti šiuos skaičius apskaičiuoti vidutinę dolerio vertę gaminiui, pagamintam per gamybos valandą, ir jūs galite stebėti, kaip šis skaičius keičiasi kiekvieną savaitę.
Tačiau jums nereikia kompiuterio, kad būtų galima atlikti verslo apskaitą. Tai visiškai teisėta laikyti ranka parašytas knygas, nes verslo savininkai darė šimtmečius. Biuro prekių parduotuvės parduoda apskaitos knygas su tinkamo dydžio stulpeliais, ir galite jas naudoti, norėdami išvardyti ir suskirstyti pajamas ir išlaidas. Naudodamiesi rankiniu apskaitos sistema turite pridėti visus duomenis ranka, o tai labai padidina laiko, kurį praleidžiate apskaitai, kiekį. Tačiau rankinio apskaitos sistemos nėra pažeidžiamos dėl kompiuterio trikdžių ir prarastų duomenų, su kuriais susiduriate kompiuterizuotose sistemose, rizikos. Tiesa, jūsų namas gali sudeginti ir prarasti savo knygą, tačiau techninės įrangos gedimai yra daug dažniau nei namų gaisrai.
„Single-Entry Versus Double-Entry“ apskaita
Jei jūsų verslas yra mažas ir gana paprastas, galite pasirinkti ir vieną, ir dvigubą įrašą. Vienkartinė sistema tiesiog seka tai, ką praleidote ir uždirbėte, ir atitinka šias sumas. Jei naudojate rankraščio knygą arba sukūrėte savo skaičiuokles, greičiausiai naudojate vieną įrašą. Dvigubo įrašo sistema sinchronizuoja jūsų apskaitos informaciją su banko sąskaitomis ir kita su jūsų balansu susijusia informacija. Kiekvieną kartą, kai pastebėsite, kad jūsų įmonė uždirbo pajamas, jūs (arba savo apskaitos programinę įrangą) padarysite atitinkamą įrašą, rodantį, kur šis verslas pasirodo, pavyzdžiui, konkrečioje banko sąskaitoje. Panašiai, kiekvieną kartą, kai mokate už išlaidas, dvigubo įvedimo sistema rodo, kaip jūsų įmonė išleido pinigus. Nėra teisinio reikalavimo išlaikyti dvigubo įrašo apskaitos sistemą, tačiau, jei tvarkote vienkartines knygas, turėtumėte sukurti būdą, kaip palyginti ir suderinti savo apskaitos sistemą su turtu.
Tinkamos apskaitos sistemos pasirinkimas
Nėra apskaitos sistemos, kuri būtų tinkama kiekvienam verslui. Renkantis, kaip nustatyti įmonės knygas, apsvarstykite, kokios rūšies informaciją jums labiausiai reikia, ir kokie ištekliai, kuriuos norite skirti, kad gautumėte. Jei nekenčiate dirbti su skaičiais ir jie vos nejaučia jums, samdyti išorės profesionalą, bet vis tiek pabandykite sužinoti, kiek galite, kad suprastumėte gautas ataskaitas. Jei turite laiko ir susidomėjimo, atlikite kiek įmanoma daugiau savo apskaitos. Jūsų sukaupta informacija bus svarbi ir prasminga, ir gausite vertingos informacijos apie tai, kaip jūsų verslas gali būti sėkmingiausias.
