Biuro ryšį pirmiausia gali paskatinti elektroninis paštas ir momentiniai pranešimai, tačiau beveik kiekvienas biuras vis dar gauna ir apdoroja didžiulį kiekį dokumentų. Iš tiesų, pasak JAV aplinkos apsaugos agentūros, vidutinis biuro darbuotojas kasmet tvarko apie 10 000 popieriaus lapų arba kasdien vidutiniškai du svarus popieriaus ir kartono gaminių. Geresnės biuro pašto valdymo procedūros gali padėti pasiekti sklandų vidaus ir išorės ryšių srautą.
Paskirti tinkamą personalą
Net mažos įmonės gali gauti naudos iš vieno asmens paskyrimo tvarkyti visus gaunamus ir išeinančius laiškus, kad būtų užtikrinta, jog niekas nepraranda ar netinkamai nukreipia savo kelią į paskirties vietą. Kuo didesnė organizacija, tuo daugiau darbuotojų turėtų būti paskirti priimti, lyginti, platinti ir rinkti visą įmonės paštą ir paketus. Kadangi el. Laiškai tampa populiaresniu ryšių ir oficialių dokumentų platinimo pasirinkimu, popierinio pašto tvarkymas gali būti tik darbuotojo darbo aprašo dalis, priklausomai nuo pašto, kuris eina per įprastinius verslo ryšių kanalus. Komerciniams pristatymams (pvz., UPS, FedEx, DHL) registratorius paprastai yra geriausias asmuo, gaunantis ir pasirašęs gaunamus paketus dėl savo geriausios vietos. Paprastai nėra gera idėja perduoti visas kitas pašto tvarkymo pareigas registratoriui, nes ši atsakomybė dažnai reikštų, kad ji ilgą laiką palieka savo stalą be priežiūros.
Sukurti pašto platinimo srauto diagramas
Vadybininkai ir darbuotojai, atsakingi už pašto platinimą, turėtų bendradarbiauti kurdami gaires, naudodamiesi srautų schemomis, kontroliniais sąrašais ar bet kokiu formatu, kurį jūsų kompanija labiausiai patenkins, kad visi darbuotojai, ypač darbuotojai, kurie prižiūrės pašto platinimą ir rinkimą. Joje turėtų būti atsižvelgiama į kiekvieną pašto rinkimo etapą: laiško rinkimas centriniame surinkimo centre (P.O. dėžutė, pašto vežėjas, įmonės paštas, pakuotės pristatymo personalas arba įprastinė pašto dėžutė); surinkti tam tikroje vietoje, kuri yra skirta tik pašto rūšiavimui; platinti departamentų ar atskirų pašto dėžučių arba pristatyti į kiekvieną biurą; siunčiamų laiškų rinkimas ir užtikrinimas, kad visi siunčiami laiškai būtų tinkamai adresuojami ir užspaudžiami; tvarkyti ir tvarkyti pašto rinkimo / rūšiavimo sritį.
Pateikite būtinus reikmenis
Įsitikinkite, kad pašto rinkimo / platinimo stotis turi visus reikmenis, kuriuos turi atlikti darbuotojas. Jei jūsų įmonė yra pakankamai didelė, kad pašto platinimas būtų efektyviau atliekamas naudojant centrinę vietą, pastatykite tvirtą pašto / literatūros organizatorių arba pašto tvarkytoją, kur kiekvienam skyriui ar darbuotojui yra daug kišeninių angų, ir aiškiai pažymėkite kiekvieną. Departamentams reikės didesnių angų nei asmenys, todėl suteikite jiems daug vietos.Laikykite gerai aprūpintą spintelę ar stalą su juostiniais ritinėliais ir kasetėmis; pakavimo medžiaga; vokai; grąžinti įvairių dydžių etiketes, kurios yra iš anksto atspausdintos jūsų įmonės adresu; siunčiant skirtingų dydžių etiketes, iš anksto atspausdintas kai kuriais iš jūsų įmonės dažniausių pašto adresų; laiko ir datos spaudai; paketo skalė; rašikliai; žymekliai; laikymo dėžės; ir mažas rankinis sunkvežimis arba keltuvas. Nepamirškite įtraukti pramoninio dydžio smulkintuvų ir perdirbimo konteinerių. Jei jūsų įmonė persiunčia daugiau laiškų nei vienas žmogus gali smulkinti ar perdirbti, apsvarstykite galimybę sudaryti sutartį su išorės dokumentų tvarkymo / perdirbimo įmone, kad galėtumėte dirbti su jumis.
Sekite visus gaunamus ir išeinančius laiškus
Sukurkite elektroninio pašto valdymo sistemą, kad galėtumėte stebėti visus gaunamus ir siunčiamus laiškus. Jei jūsų verslas yra tik jūs ir padėjėjas, galite praleisti šį žingsnį, tačiau jei prižiūrėsite didelį skyrių ar kompaniją, turinčią daugybę darbuotojų, sukurkite sistemą, kuri stebės datą, kada laiškai bus išsiųsti ir, jei reikia, kam. Ypač svarbu sukurti šias sistemas, jei jūsų įmonė gauna daug jautrių teisinių dokumentų ir paketų. Daiktai netgi mažesniuose biuruose prarandami dažniau, nei manote; geriausia būtų vengti šių varginančių situacijų, pvz., sukuriant pagrindinę „Excel“ skaičiuoklę, kuri parodo, kada paketas atvyko ir kada jį pareikalavo gavėjas ar atstovas.
