Darbo užmokestis yra pagrindinis bet kokio verslo su darbuotojais aspektas. Kad darbuotojai ir darbo užmokesčio mokesčiai būtų sumokėti laiku ir tiksliai, darbo užmokesčio departamentas turi būti struktūrizuotas. Siekiant efektyvumo departamente, darbdavys turėtų dokumentuoti darbo užmokesčio procedūras. Nepriklausomai nuo to, ar darbo užmokestis yra didelis ar mažas, rašytinės darbo užmokesčio procedūros yra labai svarbios sėkmingam darbo užmokesčio skaičiui.
Sukurti darbo užmokesčio tvarkymo formas. Darbo užmokesčio skyrius paprastai glaudžiai bendradarbiauja su žmogiškųjų išteklių departamentu, kad užtikrintų tinkamą darbo užmokesčio ir darbuotojų išmokų tvarkymą. Šiame procese naudojamos įvairios formos: laiko lapai / laiko kortelės, W-2 forma, darbo užmokesčio grafikai ir (arba) kalendoriai, atostogų prašymo formos, tiesioginės depozito registracijos formos ir ligos dienos stebėjimo lapai. Šias formas galite įsigyti kanceliarinėje parduotuvėje arba jas pritaikyti spausdinimo įmonei.
Dokumentuokite laiko apskaitos procedūras. JAV darbo departamentas pažymi, kad galite naudoti bet kokią norimą laiko apskaitos sistemą, jei ji yra teisinga ir išsami. Laiko apskaitos procedūros turėtų apimti terminų pateikimo terminus ir darbuotojų skaičiavimo metodą.
Pavyzdžiui, užrašykite procedūras, skirtas rankiniu būdu apskaičiuoti darbuotojų laiko korteles, pavyzdžiui, apvalinti aukštyn ir žemyn iki artimiausios ketvirčio valandos. Jei turite laiko apskaitos sistemą, kuri automatiškai perkelia darbuotojo štampus / swipes į darbo užmokesčio programinę įrangą, dokumentuokite savo procedūras, kaip atlikti pakeitimus. Tai gali apimti, kad prižiūrėtojai el. Paštu atsiųs pakeitimus prieš terminą.
Užrašykite darbo užmokesčio tvarkymo procedūras. Pritaikykite savo darbo užmokesčio tvarkymo procedūras, kad jis atitiktų jūsų darbo užmokesčio sistemą. Darbo užmokesčio sistema gali būti rankinė, kompiuterinė arba išorinė (užsakoma). Nurodykite visas savo darbo užmokesčio tvarkymo procedūras.
Pvz., Pasakykite, kad turite kompiuterinę kompiuterizuotą sistemą, kurioje darbo užmokesčio tvarkymui naudojama darbo užmokesčio sistema ir darbo užmokesčio programinė įranga. Dokumentas, kaip naudoti programinę įrangą. Nurodykite, kaip įvesti darbuotojų darbo užmokestį ir kaip apdoroti darbo užmokesčio koregavimus, tiesioginius indėlius, darbo užmokesčio mokesčius, išmokų dienas, įmokas, draudimo išmokas ir užmokestį už viršvalandžius. Prieš spausdindami darbo užmokesčio čekius ir prieš uždarydami darbo užmokestį, įskaičiuokite dvigubo darbo užmokesčio patikrinimo veiksmus.
Jei turite kelis darbo užmokesčio dažnius (pvz., Kas savaitę ir kas dvi savaites), dokumentuokite, kaip tvarkyti kiekvieną. Darbo užmokesčio tvarkymo procedūros turėtų apimti visus apdorojimo etapus nuo kiekvieno darbo užmokesčio skaičiavimo pradžios iki pabaigos.
Įtraukti apdorojimo procedūras. Pavyzdžiui, pasakykite, kad turite apskaitos skyrių ar išorės mokesčių kompaniją, kuri tvarko įmonės darbo užmokesčio mokesčių reikalus. Nurodykite būtinas bylas ir ataskaitas, kurios turėtų būti perduotos ir kuriam asmeniui. Valstybė, kuriai turėtų būti skiriamos užmokesčio / apmokėjimo stulpai platinti, ir kitos įmonės / asmenys, su kuriais turite bendrauti. Pvz., Jei darbo užmokesčio departamentas iš karto po kiekvieno darbo užmokesčio skaičiavimo į pensijų sistemos teikėją persiunčia pensinio draudimo įmokas, įtraukite būtinus veiksmus.
Dokumentų tvarkymo procedūros. Darbo departamentas, vadovaudamasis Darbo departamento duomenimis, privalo saugoti darbo užmokesčio įrašus mažiausiai trejus metus. Darbo užmokesčio registrų, W-2s, darbo užmokesčio mokesčių ataskaitų, laiko kortelių ir kitų darbo užmokesčio įrašų registravimo ir registravimo procedūros.
Patarimai
-
Atnaujinkite savo darbo užmokesčio procedūras, kai vyksta procedūriniai pakeitimai.
