Prašymas dėl pasiūlymo (RFP) - tai dokumentas, kuriame jūs prašote rangovų pasiūlyti darbus, kuriuos norite atlikti. Jame aprašomos išsamios užduotys, reikalingos kvalifikacijos, sutarties sąlygos, pateikimo terminas ir nurodymai, kaip reaguoti. Paprastai prieš kelias savaites iki faktinio atsakymo pasiūlymo RFP siunčiate ketinimų laišką. Tai suteikia RFP emitentui idėją, kiek atsakymų galima tikėtis. Nors internete galite rasti kokybišką RFP ir ketinimų šabloną, išmintinga pirmiausia išnagrinėti, kaip turėtumėte atsakyti ir ką įtraukti arba palikti.
Iššifruoti duomenis
Prieš atsakydami į RFP, atidžiai perskaitykite jį. Galiausiai jūsų atsakymo pasiūlyme turėtų būti pateikta išsami informacija apie tai, kaip jūs pateiksite reikalavimus atitinkančius rezultatus. Būkite atsargūs, jei RFP reikalavimai aiškiai nenurodo norimų funkcijų arba yra dviprasmiški. Jūs nenorite, kad negalėtumėte pasiekti projekto reikalavimų. Ieškokite metrikų, apibrėžiančių, kaip bus matuojamas atitikimas. Įvertinkite nuobaudas už nesilaikymą ir pasverkite riziką. Suprasti, kaip bet kokia gauta sutartis bus dokumentuota, stebima ir sugebėta įgyvendinti susitarimą. Jei emitentas yra atviras klausimams, susisiekite su jais, kad išspręstumėte viską, kas yra neaiški. Tada galite nusiųsti savo ketinimų raštą su pasitikėjimu.
Pagrindinio RFP ketinimų rašto pavyzdys ir aprašymas
Nusprendę atsakyti, nedelsdami nusiųskite RFP ketinimų protokolą RFP išduodančiai bendrovei ir nurodykite, kad ketinate pateikti pasiūlymą. Tai užtikrins, kad gausite bet kokius naujinius ar pakeitimus pradiniame RFP. Negalima atsakyti ranka rašytu laišku ar el. Paštu, nebent tai aiškiai nurodyta. Pradėkite savo laišką nurodydami, kodėl jus domina. Pripažinkite terminą. Įtraukite savo kontaktinę informaciją. Kaip savo laiško pavyzdį, jis gali būti toks paprastas kaip:
„Norėtume parodyti mūsų susidomėjimą nuoroda į prašymą pateikti pasiūlymą (RFP) ir pranešti apie visus atnaujinimus prieš pateikdami reikiamą datą.“
Žinoma, galite įtraukti daugiau informacijos. Venkite užduoti aiškius klausimus, kurie gali padaryti dviprasmišką jūsų ketinimą.
Ką apie laiką derėtis?
Derybos dėl kainų paprastai prasideda vėliau, pvz., Pradiniame pasiūlymo etape, jei sudarote sąrašą. Tačiau galite pasirinkti, kad į ketinimų protokolą būtų įtraukta dalis ar dvi, nurodant projekto finansavimo poreikius. Tačiau turėkite omenyje, kad pernelyg anksti pradėjus finansuoti finansinius klausimus, gali padidėti jūsų balų sudarymo galimybė.
Siųsti jį saugiai
Jūs norite užtikrinti, kad jūsų laiškas atvyktų; atsiųskite jį sertifikuotu paštu, kad gautumėte kvitą su pristatymo įrašu. (Ši Jungtinių Amerikos Valstijų pašto tarnyba siūlo šią paslaugą už nedidelį mokestį; kreipkitės į savo interneto svetainę dėl dabartinių kainų.) Taip pat galite stebėti pristatymo informaciją internete. Tada turėtumėte būti pasirengę parašyti savo faktinį pasiūlymą dėl sutartinių teisių ir įsipareigojimų apibrėžimo.
