Pagrindinė knyga yra ta, kur visa įmonės apskaitos sistemos informacija ir įrašai susitinka ir kur skelbiami visi sandoriai. Tai taip pat ten, kur gaunama finansinės ataskaitos informacija (balansas, pelno (nuostolių) ataskaita ir pinigų srautų ataskaita). Norint, kad apskaitos dokumentai būtų išsamūs ir tikslūs, turi būti išlaikyta pusiausvyra ir naujausia informacija.
Nustatykite, ar pagrindinė knyga yra subalansuota. Periodiškai, paprastai kas mėnesį, įmonės knygos bus subalansuotos ir uždarytos. Tai reiškia, kad visi reikalingi koregavimo įrašai atliekami siekiant suderinti pagrindinę knygą. Finansinės ataskaitos yra parengtos iš pagrindinės knygos. Baigiamieji įrašai atliekami siekiant nustatyti pradinį likutį kitam laikotarpiui, ty atnaujinti pagrindinę knygą. Uždarymo įrašai neturėtų būti daromi tol, kol pagrindinė knyga nesuderinama su dabartiniu laikotarpiu. Jei vėlesniuose laikotarpiuose pradiniai balansai yra neteisingi, jie ir toliau bus tęsiami visiems tolesniems laikotarpiams, kol bus atlikti teisingi koregavimai.
Paleiskite bandomojo balanso ataskaitą, kurioje parodomi pradiniai likučiai ir galutiniai likučiai. Jei pradinio balanso sumos lygios nuliui, paleiskite bandomojo balanso ataskaitą dar kartą.Laikotarpis, kai pradiniai balansai lygūs nuliui, yra tada, kai pirmą kartą atsiranda nebalansinė problema.
Naudodamiesi atitinkamu datų intervalu, spausdinkite visų žurnalų ir partijų pagrindinės informacijos šaltinio ataskaitą.
Peržiūrėkite pagrindinės knygos detalės šaltinio ataskaitą ir nustatykite visus įrašus, kurie nėra dvipusiai. Jei radote įrašą, kuris nėra dvipusis, turėsite kreiptis į pradinį registro išspausdinimą, kad nustatytumėte, kurios įrašo dalies trūksta.
Kad įvestumėte trūkstamą įrašo dalį, reikės įvesti vienpusį įrašą. Jei norite įvesti vienpusį įrašą, jums tikriausiai reikės priežiūros sistemos teisių.
Jei norite, kad bendrojo žurnalo koregavimo įrašas būtų įrašytas, įveskite registrą iš pradinio žurnalo, partijos numerio ir paskelbimo datos. Duomenų įvedimo laukuose įveskite tik trūkstamas paskyras ir duomenis. Kai šie įrašai bus baigti, spausdinkite bendrą žurnalą ir atnaujinkite.
Patvirtinkite, kad nebeturi balanso. Palyginkite bandomojo ataskaitos galutinius likučius.
Pakartokite visą procesą kiekvienam vėlesniam laikotarpiui, kol pasieksite dabartinį laikotarpį ir nebebus subalansuotas. Pirmyn, turėtumėte dirbti tik su dabartiniu laikotarpiu, nes jūs pataisėte visus ankstesnius laikotarpius ir neuždarysite knygų be pirmojo balanso.
Pažymėtina, kad pagrindinė knyga gali subalansuoti ir vis tiek būti neteisinga, tai atsitinka, kai debetuojami vienodi kreditai, bet buvo įrašyti į neteisingas sąskaitas.
