Žinant, kada rašyti oficialią verslo laišką, palyginti su verslo el. Paštu, gali būti lengvai pasiekiami žmonės, kurie patogiai perduoda pranešimus įvairiais formatais; tačiau pasirenkant terpę reikia atsižvelgti į keletą veiksnių. Priimant sprendimą rašyti, reikia atsižvelgti į tokius veiksnius kaip tikslingumas, formalumas, konfidencialumas ir net adresato rangas ar statusas.
Pirminis skirtumas
Pirmas dalykas, kuriuo verslo laiškas išskiriamas iš verslo el. Laiško, yra tas, kad laiškas paprastai laikomas spausdintu popieriumi, o verslo el. Laiškas yra minkšta kopija - elektroninis pranešimas. Sukūrę verslo laišką, atspausdinate, uždarote jį voke, pridėkite pašto siuntą ir naudokite paslaugą, pvz., JAV pašto tarnybą arba vienos nakties pristatymo įmonę, norėdami išsiųsti laišką gavėjui. Kita vertus, verslo el. Laiškas taip pat paprastai sudaromas naudojant kompiuterį arba elektronines priemones, tačiau elektroniniu būdu jis siunčiamas gavėjui tik per kelias sekundes.
Pristatymo laikas
Greičiausiai verslo laiškas paprastai bus atvykęs kitą dieną po to, kai atsiųsite jį sraigių paštu arba pristatymo paslauga, pvz., „FedEx“. Jei jums reikia laiško, kad atvyktumėte anksčiau, galite samdyti kurjerį tą pačią dieną. Jūs patirsite savikainą su bet kuriuo pasirinkimu - pašto ženklu arba pristatymo mokesčiu. Jei norite, kad skubus pranešimas būtų pasiektas nedelsiant, geriausias jūsų pasirinkimas yra siųsti verslo el. Laišką. Ugniasienė yra tik nedidelė kliūtis, kuri gali atidėti pristatymą, bet netgi tada vėlavimas yra beveik nereikšmingas.
Verslo komunikacijos turinys
Jei rašote oficialius pranešimus, tikėtina, kad norite persiųsti savo žinutę verslo laiške. Pavyzdžiui, jei rašote apie sutartinę problemą, išmintinga turėti savo korespondencijos kopiją. To trūkumas yra tas, kad popieriaus dalys gali prarasti, o verslo el. Laiškas gali likti elektroniniame aplanke amžinai. Verslo el. Laiškas gali perduoti tą patį pranešimą, tačiau jei tai yra rimtas dalykas, verslo el. Laiškas dažnai laikomas mažiau formaliu nei verslo laišku. Jei jūsų ryšiui reikalingas rašalo parašas, akivaizdu, kad negalite pasirašyti verslo el. Laiško rašalu. Tačiau el. Laiškui galite pridėti elektroninį arba skaitmeninį parašą.
Laiškas prieš el. Pašto formatą
Pasak Šiaurės Mičigano universiteto rašymo centro, dažniausiai naudojamas verslo raidžių formatas yra bloko stilius. Kiekvienas laiško skyrius yra lygus su kairiuoju rėmeliu, esantį tradiciniame bloko stiliuje. Modifikuotas blokas išdėsto uždarymo sveikinimą ir parašą apatinėje raidės dalyje; pusiau blokinis formatas reiškia, kad pastraipos yra įtrauktos. Jei rašote verslo el. Paštą, paprasta kopijuoti tradicinį blokų formatą, įvesdami sveikinimo, kūno ir uždarymo sveikinimą lygiai su kairiuoju parašu, nes jei pereisite prie pastraipų įtraukų ir baigsite sveikinimus, formatas gali atrodyti keista, priklausomai nuo apie monitoriaus arba ekrano dydį, nuo kurio gavėjas skaito ryšį.
Konfidencialumo palaikymas
Jei norite pažymėti „Konfidencialią“, galite naudoti vandenženklį ant kietojo kopijos, arba galite pažymėti verslo el. Paštą Konfidenciali spustelėję vieną iš jūsų el. pašto programos teikiamų parinkčių. Nei verslo laiškas, nei verslo el. Paštas negali garantuoti absoliučio konfidencialumo, nes gavėjas gali nukopijuoti laišką arba tiesiog persiųsti el. Laišką kitam asmeniui, kuriam nebuvo suteiktas pirmasis pranešimas. Abiem atvejais turite pasikliauti gavėjo vientisumu, kad išlaikytumėte savo susirašinėjimo konfidencialumą.
Būsena gali padaryti skirtumą
Prie tiesioginės ataskaitos parašęs prižiūrėtojas greičiausiai naudos el. Paštą, kad praneštų apie neoficialius pranešimus, pvz., Pranešimą, kad ji bus iš tarnybos. Ji neprivalo suteikti savo darbuotojams oficialaus laiško šiam įprastiniam susirašinėjimui. Kita vertus, jei ji perduoda politinę direktyvą arba išduoda pagarbą ar drausminį veiksmą, pageidaujamą formatą gali būti spausdintas popierius, o jei bendrovė tvarko popierinius įrašus. Elektroninių biurų atveju verslo el. Paštas yra būtinas bendravimo būdas, nepriklausomai nuo dalyko. Kitais atvejais, jei tiesioginė ataskaita rašo savo vadovui, kad jis galėtų atsistatydinti, rankiniu būdu išsiųstas verslo laiškas atveria duris trumpam pokalbiui (jei pageidaujama) apie priežastis, dėl kurių jis atsistatydina, nes laiške gali būti tokių duomenų.
