Prašydami mokėti iš kliento, naudojamos tinkamos priemonės, skirtos jiems išsiųsti efektyvius laiškus. Laiškai, kuriais prašoma sumokėti mokėjimą, naudojami, kai klientas nesumokės sąskaitos iki termino. Kuo ilgiau užtrunka klientui sumokėti sąskaitą, tuo daugiau laiškų bendrovė rašo šiam asmeniui. Laiškas, kuriame prašoma mokėti, turėtų būti mandagus, aiškus ir turėtų pateikti išsamią informaciją apie neapmokėtą sąskaitą.
Naudokite įmonės blankus, nes jame yra visa organizacijos kontaktinė informacija ir dažnai atrodo formalesnė.
Nurodykite laišką. Įtraukite raidės datą, po kurios nurodomas kliento vardas ir adresas. Nurodykite asmenį nurodydami „Gerb.“, Po kurio seka kliento vardas.
Nurodykite laiško tikslą. Laiške dėl mokėjimo prašymo šis tikslas turėtų būti aiškiai nurodytas laiško pradžioje. Naudokite profesionalų toną ir išlaikykite teigiamus ir šiltus žodžius.
Įtraukti išsamią informaciją apie skolą. Nurodykite datą, kada paslaugos buvo suteiktos šiai skolai, pradinį terminą ir mokėtiną sumą, įskaitant visus pavėluotus mokesčius. Įtraukite sąskaitos faktūros numerį taip, kad klientas galėtų lengviau rasti originalų dokumentą. Daugelis kompanijų taip pat pridės originalios sąskaitos kopiją šios rūšies laiške. Taip pat informuokite klientą apie palūkanų normą, už kurią skaičiuojami vėlavimo mokesčiai.
Paprašykite kliento mokėti. Leiskite klientui žinoti, kad gali būti išvengta papildomų vėlavimo mokesčių sumokant visą sumą iki nurodytos datos. Paprašykite kliento paskambinti jums, kad jis susitartų, jei iki šios datos jis negali sumokėti. Jei reikia, įtraukite savo telefono numerį ir tiesioginį plėtinį. Įtraukite savo el. Pašto adresą taip pat ir pasiūlykite savo korespondenciją tokiu būdu, jei klientas nori.
Ačiū klientui. Pateikite savo padėką klientui, jei jau buvo atliktas mokėjimas ir iš anksto dėkojate klientui už greitą mokėjimą. Pasakykite klientui, kad jei jis turi klausimų, jis neturėtų nedvejodamas paskambinti jums šiuo klausimu.
Parašykite laišką. Užpildykite laišką rašydami „Nuoširdžiai“, po kurio seka jūsų vardas ir pavardė.
