Su daugeliu apskaitos poskyrių yra sunkių ir greitų taisyklių ir taisyklių, susijusių su organizavimu ir kas yra ir nėra leidžiama. Tai nėra apskaitos informacinių sistemų atveju. Yra tiesiog per daug nuomonių apie tai, kas yra AIS ir kas tai nėra. AIS skiriasi nuo kitų informacinių sistemų yra teisiniai ir profesiniai įsipareigojimai, nustatyti bendrovės vadovybei ir buhalteriams.
Informacijos srautai
Vienas iš AIS savybių yra informacijos srautas. Čia iliustruojama piramidės, kuri yra valdoma viršutinėje dalyje, viduryje, žemiau esančioje vadyboje, operacijų valdymas žemiau, ir operacijų personalas, atstovaujantis informacijos srauto pagrindui. Informacija apie bendrovės veiklos rezultatus per visą personalo lygmenį nukreipiama aukštyn. Aukščiausia vadovybė yra atsakinga bendrovės akcininkams ar savininkams už gautą informaciją. Įnašas į šią informaciją apie įmonės veiklą yra klientai ir tiekėjai, su kuriais operacijos darbuotojai turi kasdienį kontaktą. Naudodamiesi šia informacija aukščiausioji vadovybė filtruoja informaciją apie bendrovės biudžetą ir nurodymus, kaip pakeisti ar pagerinti kasdienę sąveiką su klientais ir tiekėjais. Informacija iš tiekėjų ir klientų vadinama išorės informacijos srautais. Personalo ir valdymo bei valdymo personalo nariai vadinami vidaus informacijos srautais.
Sandorių apdorojimas
Kitas AIS bruožas yra sandorių tvarkymas. AIS apdoroja du skirtingus sandorių tipus. Finansinis sandoris, kuris yra bet koks piniginis sandoris, turintis įtakos verslo organizacijos turtui ar akcijoms. Nefinansinis sandoris yra sprendimas, kuris, nors ir nėra matuojamas pinigais, gali paveikti bendrą įmonės apskaitos sveikatą. Pavyzdžiui, jei bendrovė nusprendžia keisti tiekėjus dėl didelio dabartinio tiekėjo kainų padidėjimo, tiesioginis poveikis nėra finansinis, kol nebus pateiktas pirmasis užsakymas.
Visi sandoriai įtraukiami į apskaitos informacinę sistemą, siekiant paveikti aukščiausio lygio vadovų sprendimų priėmimą. Jei aukščiausioji vadovybė žino, kad ateityje padidės išlaidos, mokesčiai ar potencialus klientų praradimas, galima priimti sprendimus prieš neigiamas būsimų įvykių pasekmes.
AIS modelis
Tipiškas AIS modelis iliustruoja šias savybes ir apima tris skirtingus informacijos apdorojimo etapus. Pirma - duomenų rinkimas. Jis laikomas svarbiausiu iš visų trijų etapų, nes jei klaidos nepastebimos, sistema gali sukurti nepatikimą produkciją. Du pagrindiniai duomenų rinkimo proceso reikalavimai yra tai, kad naudojami duomenys yra svarbūs ir veiksmingi. Duomenų rinkimo etape reikia įvertinti duomenų tinkamumą, kad būtų išfiltruoti visi netinkami faktai iš sistemos. Efektyvumas apima vienų duomenų rinkimą tik vieną kartą. Jei to nepadarysite, atsiranda nereikalingų duomenų. Antrasis žingsnis yra duomenų tvarkymas arba bandymas organizuoti duomenis taip, kad vadovybė galėtų priimti sprendimus dėl bendrovės finansinių sprendimų. Vienas iš pavyzdžių galėtų būti pardavimo duomenų panaudojimas ateities prognozėms prognozuoti. Remiantis šiais lūkesčiais, galima priimti sprendimus dėl personalo poreikių. Trečiasis žingsnis yra faktinė informacijos, kuri veda į sprendimų priėmimą, generavimas. Ar sprendimas grindžiamas finansiniais ar nefinansiniais sandoriais, sprendimas gali paveikti kasdienę įmonės veiklą ir galbūt įmonės finansinę perspektyvą.
