Apskaita yra įvykių, kurie yra reikšmingi bendrovei, registravimas, analizė ir ataskaitų teikimas. Sąskaitose pateikiami turto, įsipareigojimų, akcininkų nuosavybės, pajamų ir sąnaudų pokyčiai. Įprasta įrašymo proceso etapų seka apima analizę, žurnalų įrašų parengimą ir šių įrašų skelbimą į pagrindinę knygą. Vėlesni apskaitos procesai apima bandomojo balanso parengimą ir finansinių ataskaitų sudarymą.
Pagrindai: debetai ir kreditai
Debetai ir kreditai yra pagrindinės apskaitos priemonės keičiant sąskaitas. Debetai padidina turto ir išlaidų sąskaitas ir sumažina įsipareigojimų, nuosavybės ir pajamų sąskaitas. Kreditai padidina įsipareigojimų, nuosavybės ir pajamų sąskaitas ir sumažina turto ir išlaidų sąskaitas. Debetai ir kreditai yra atitinkamai T sąskaitos kairėje ir dešinėje pusėse, kuri yra pagrindinė sąskaitos atstovavimo forma.
Analizė
Pirmasis įrašymo proceso žingsnis yra analizuoti sandorį, nustatyti apskaitos įrašus ir juos įrašyti į atitinkamas sąskaitas. Analizė apima popieriaus ar elektroninio dokumento, pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, pardavimo čekio arba elektroninio perdavimo, patikrinimą. Įprasti sandoriai apima produktų pardavimą, paslaugų teikimą, prekių pirkimą, atlyginimų mokėjimą, reklamos pirkimą ir palūkanų įrašymą. Kaupiamosios apskaitos srityje įmonės turi užregistruoti sandorius tuo pačiu laikotarpiu, kai jie įvyksta, neatsižvelgiant į tai, ar pinigai keičiasi, ar ne. Pajamų ir sąnaudų sandoriai turi įtakos atitinkamoms pelno (nuostolių) ataskaitoms ir balanso sąskaitoms. Kai kurie sandoriai gali paveikti tik balanso sąskaitas.
Žurnalo įrašai
Žurnalo įrašai yra antras įrašymo proceso etapas. Žurnalas yra chronologinis sandorių sąrašas. Įrašą sudaro sandorio data, debeto ir kredito sumos atitinkamoms sąskaitoms ir trumpas sandorio paaiškinimas. Pavyzdžiui, grynųjų pinigų pardavimo operacijos žurnalo įrašai yra kredito (padidinimo) ir debeto (padidinimo) grynųjų pinigų kreditavimas. Žurnalo įrašai atskleidžia visus sandorio padarinius vienoje vietoje. Jie taip pat naudingi nustatant ir taisant klaidas, nes debeto ir kredito sumos turi būti suderintos laikotarpio pabaigoje.
Skelbimas į „Ledger“
Trečiasis ir paskutinis įrašymo proceso etapas yra žurnalo įrašų paskelbimas į pagrindinę knygą, kurioje yra visų sąskaitų suvestiniai įrašai. Kiekviename įraše yra laukai sandorio datai, komentarai, debetai, kreditai ir likučiai. Ankstesniame pardavimo sandorio pavyzdyje komandiravimo procesas apima pirkimo sąskaitos kredito sumos įvedimą, pinigų sąskaitos debeto sumą ir atitinkamų likučių atnaujinimą. Pagrindinė antraštė gali būti kaip rišiklis, indekso kortelė arba programinė įranga.
