Išeinantis darbuotojas gali sukelti daugybę galvos skausmų verslui, įskaitant klientų aptarnavimo nutraukimą, klientų defektus ir pardavimo praradimą. Naudojant skelbimo laišką įspėti klientus apie darbuotojo išvykimą gali būti teigiama, aktyvi viešųjų ryšių strategija, padedanti paversti potencialią citriną į limonadą.
Nustatykite laiško tikslus
Nuspręskite, kodėl norite arba turite susisiekti su savo klientais ir informuoti juos apie darbuotojo išvykimą. Naudokite kulkos taškų sąrašą, kuris padės jums pritaikyti skirtingus laiškus pagal skirtingus klientų poreikius, su kuriais susisieksite. Pvz., Jums gali tekti nuraminti kai kuriuos klientus, kad jų pristatymas ar klientų aptarnavimas nebus nutraukti. Jums gali tekti leisti kitiems klientams žinoti, kad jūsų kompanijoje yra naujas kontaktas, kuris tas asmuo bus ir kad naujasis atstovas juos paskambins. Galbūt norėtumėte kreiptis į gandas, informuoti klientus, kad išvykstantis darbuotojas turi nekonkuravimo sąlygą, kurią ketinate vykdyti, arba kad darbuotojas išvyksta iš gerų sąlygų.
Pasikalbėkite su darbuotoju
Susitikite su darbuotoju, kad aptartumėte savo planą susisiekti su klientais. Paprašykite darbuotojo patarimų, kaip bendrauti su konkrečiais klientais, remiantis jo santykiais su jais, žiniomis apie jų istoriją ir poreikius bei mintis apie jų galimus rūpesčius. Paklauskite darbuotojo, ar jis norėtų, kad jo išvykimo priežastis būtų perduota, arba jei norite palikti tą laišką iš laiško. Net jei jūs atskiriate nuo darbuotojo blogais terminais, nė vienas iš jūsų neturėtų deginti tiltų ir nepažeisti kitų reputacijos rinkoje.
Nuspręskite gavėjus
Parašykite laiško gavėjų sąrašą, kad galėtumėte pritaikyti turinį kiekvienam. Nurodykite priežastis, dėl kurių rašote kiekvieną klientą šalia kliento vardo, ir užsirašykite apie bet kokį konkretų turinį, kurį norėsite įtraukti arba praleisti šiame kliento laiške.
Parašykite pirmąjį projektą
Parašykite pirmąjį laiško projektą, kreipdamiesi į klientą pagal pavadinimą. Pradėkite pasiūlydami patikinimą, pvz., „XYZ Co. visada didžiuojasi savo gebėjimu teikti puikią klientų aptarnavimą per mūsų apmokytus, profesionalius darbuotojus.“ Tada įspėkite klientą, kad jūsų darbuotojas išvyksta, ir kodėl, jei turite nusprendė įtraukti šią informaciją. Spręsti visas problemas, su kuriomis klientas gali susidurti, ir pasakykite, kaip jas spręsti. Pristatykite naują kliento kontaktą ir jo kontaktinę informaciją ir būtinai įtraukite visas taikomas pereinamojo laikotarpio datas. Pridėkite „PostScript“, kuris iškviečia svarbius informacijos elementus, kuriuos norite išsiskirti, pvz., Tai, kad naujasis kontaktas ragins įvesti šią savaitę. Baigti su kvietimu klientui susisiekti su jumis asmeniškai, jei klientas turi klausimų.
Baigti laišką
Pakvieskite savo raktų valdytojus ir kiekvieno kliento naują kontaktą peržiūrėti skirtingų jūsų sukurtų raidžių projektą, kad galėtumėte prašyti įvesti. Kai gausite įvestį į pirmąjį savo kliento laiško projektą, sukurkite galutines kopijas. Leiskite atitinkamiems darbuotojams pamatyti galutinį projektą prieš pasirašant ir platinant.
