Dokumentų spinta paprastai reiškia biuro baldus, kuriame saugomi failai ir dokumentai. Spintos yra skirtingo dydžio. Kai kurie turi užraktus, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos, o kitos spintos yra lengvai gabenamos ir prieinamos visiems. Įmonės, turinčios didelius rinkmenų kiekius, pavyzdžiui, ligonines, advokatų kontoras ar mokyklas, dažnai palaiko spinteles, kurios negali lengvai judėti.
Pagrindai
Yra keli būdai, kaip pateikti dokumentus. Norint sukurti sistemingą požiūrį, turėtumėte analizuoti informaciją, kuri bus saugoma failuose. Susidurkite įvairiais būdais, kad galėtumėte pasirinkti geriausią būdą. Pavyzdžiui, jei registruojate automobilių dalių tiekėjus, galite pateikti abėcėlinį metodą, pagrįstą įmonės pavadinimu. Taip pat galite nustatyti metodą, skirtą tiekėjams atskirti pagal regionus (pvz., Pietus, vakarus, rytus, tarptautinius). Jei tvarkote roplių įrašus, jūsų metodas gali būti susijęs su roplių organizavimu pagal jų mokslinius pavadinimus arba datą, kada buvo sukurtas failas.
Dokumentų valdymas
Sukūrę patenkinamą metodą, įsitikinkite, kad jį užrašysite taip, kad kiti žmonės galėtų suprasti ir sekti rinkmenų sistemą. Taip pat turėtumėte užtikrinti, kad failai būtų tinkamai išsaugoti, nes jūsų sistema greitai taps neveiksminga, jei failai yra neišsamūs (pvz., Trūksta duomenų) arba netinkamai saugomi (pvz., Ignoruojamos rinkmenų kategorijos). Pavyzdžiui, jei jūs atskiriate lyčių spalvas, tada žmonės, kurie kuria failus, turi nepamiršti atskirti vyrus ir moteris.
Turite numatyti augimą ir prireikus pridėti papildomų spintų arba erdvę. Priešingu atveju, įrašai bus įdaryti per griežtai. Taip pat apsvarstykite, kaip atskirti aktyvius failus iš neaktyvių failų ir, jei taikytina, kai sunaikinti arba susmulkinti neaktyvius failus.
Apsvarstymai
Daugelis įmonių įgyvendina dokumentų organizavimo sistemas, kuriose naudojami originalūs dokumentai arba popierinės kopijos. Tačiau prieš kuriant naują rinkmenų sistemą, turėtumėte ištirti virtualias parinktis. Pavyzdžiui, galite įsigyti programinę įrangą ir įvesties duomenis į vidinį arba žiniatinklio serverį. Net jei šiuo metu turite registravimo sistemą, turėtumėte įvertinti duomenų perdavimo laiką ir kainą su galimu sutaupymu ir skaitmeninio ar žiniatinklio saugojimo efektyvumu. Advokatų kontoros, kurios naudoja „Needles“ bylų valdymo programinę įrangą, gali praleisti daug laiko duomenų perdavimui, tačiau, kai sistema bus visiškai veikianti, yra daugybė privalumų, pvz., Galimybė pasiekti failus iš atokių vietų.
