Posėdžių protokolai yra esminiai ne pelno, vyriausybės agentūrų, visuomenių ir korporacijų teisiniai dokumentai. Jie pateikia sprendimų priėmimo procesą. Protokolas skiriasi nuo diktavimo. Jie nėra žodinis žodis apie tai, kas įvyko susitikime; vietoj to jie yra įrašai apie tai, kas dalyvavo, kas buvo aptarta, balsai buvo perduoti ir kas buvo nuspręsta. Protokolas saugomas keletą metų.
Pasiruoškite įrašyti tikslius protokolus
Peržiūrėkite susitikimo darbotvarkę. Tai leis jums planuoti svarbius darbotvarkės klausimus, apie kuriuos reikės užsirašyti. Jūs taip pat gausite, kiek dalyvių tikisi.
Parašykite dalyvio lapą. Tai gali būti taip paprasta, kaip ir popieriaus lapelis, kurio viršūnėje yra susirinkimo pavadinimas ir data. Pasidalinsite tai susitikimo pradžioje, kad dalyviai pasirašytų.
Įsitikinkite, kad jūsų tachografas veikia tinkamai. Galite pasirinkti, kad susirinkimo užrašai būtų užrašyti nešiojamuoju kompiuteriu, rašikliu ir popieriumi arba įrašydami susitikimą. Jei posėdyje bus aptarta slapta informacija, aptarkite įrašą su pirmininku ir paaiškinkite savo ketinimą naudoti įrašą tik siekiant užtikrinti protokolo tikslumą.
Sukurti susitikimo protokolą įrašui
Susitikimo metu užsirašykite pastabas. Sutelkti dėmesį į kiekvienos diskusijos dalyką ir nepamirškite komentarų. Pavyzdžiui, atkreiptinas dėmesys į tai, kad buvo aptartas lėšų skyrimas naujam pastatui, tačiau nepamirškite, kad „diskusija buvo emocinga ir šildoma“. Atkreipkite dėmesį, kas pasiūlė kiekvieną pasiūlymą ir kas buvo išspręsta.
Sukurkite dokumentą, kuris bus oficialus posėdžio protokolas. Ji turėtų būti tokia pati kaip ir ankstesnių posėdžių protokolai. Apsvarstykite galimybę naudoti šešis skyrius: Kvietimas užsakyti, iškvietimas, paskutinio posėdžio protokolo patvirtinimas, atviri klausimai, naujas verslas ir atidėjimas. Pagal kiekvieną pateikite trumpą ir neutralią diskusijos ar veiklos santrauką. Jei buvo balsų skaičius, įskaičiuokite derinimą. Jei balsai nebuvo skaičiuojami, nurodykite tik tai, kad judėjimas buvo „vykdomas“ arba „nepavyko“. Sukurkite tarpą, kad protokolą pasirašytų pats, kaip užrašų gavėjas ir pirmininkas, kuris patvirtins protokolus.
Per vieną savaitę nuo posėdžio protokolus skelbkite valdybos nariams ir, jei posėdis buvo viešas, pateikite juos viešai. Jei reikia, atlikite pakeitimus ir pataisymus. Jei reikia paaiškinimų, žr. Savo pastabas arba susitikimo įrašą.
Saugokite susitikimo protokolus įmonės failuose
Susirinkite protokolą su ankstesnių posėdžių protokolais. Jūs galite laikyti protokolą laikmenoje, kurią organizuoja komitetas ar valdyba, ir chronologine tvarka. Kadangi posėdžio protokolai yra teisiniai įrašai, juos laikykite pagrindinėje buveinėje.
Ištrinkite įrašą, kurį atlikote iš susitikimo, nebent jūsų organizacijos politika yra išlaikyti šį įrašą. Kai jūsų minutės yra galutinės, paprastai nereikia išlaikyti šios atsarginės kopijos, o jos turinys gali būti jautrus arba konfidencialus.
Kopijuoti ir platinti posėdžio protokolus kito posėdžio pradžioje. Jie bus patvirtinti kaip pirmasis verslo punktas.
Patarimai
-
Jei reikia, peržiūrėkite susitikimų šablonus. Ištirkite, kaip buvo laikomos senesnės minutės, arba ieškokite „susitikimų protokolų šablonų“ internete.
