„Fit / Gap“ analizė naudojama kiekvienam verslo projekto ar verslo proceso funkcinei sričiai įvertinti siekiant konkretaus tikslo. Ji apima pagrindinių duomenų ar komponentų, kurie tinka verslo sistemai, ir spragų, kuriems reikia sprendimų, nustatymą. Šis metodas remiasi keliais tikslais, visų pirma sutelkiant dėmesį į pagrindinius komponentus, būtinus geriausiajai praktikai organizacijos viduje pasiekti.
Tikslas
Kiekvienam projektui pagrindinis „Fit / Gap“ analizės tikslas yra užtikrinti, kad kiekvienas projektas būtų vykdomas pagal metodus, kurie laikomi veiksmingais ir efektyviais. Jame taip pat rekomenduojami pakeitimai, pvz., Pagrindiniai klausimai ir sąsajos, kurioms reikia politikos koregavimo, siekiant kiekvieno tikslo pasiekti verslo procesą.
Fit / Gap sesijos
„Fit / Gap“ analizė atliekama per verslo ar projekto savininko, vadovo, verslo ekspertų ar konsultantų sesijas. Kiekviena darbo sesija sutelkta į vieną pagrindinę prielaidą: plėtoti indėlį, kurį organizacija naudos kaip savo taisyklių ir standartinių taisyklių dalį. Visi pagrindiniai klausimai ir prieštaringos temos nagrinėjamos kiekviename susitikime. Valdymo atstovai privalo dalyvauti kiekvienoje sesijoje, kurioje sprendžiamas pagrindinė problema ar susirūpinimas.
Sesijos aprėptis
„Fit / Gap“ analizės sesijoje dažniausiai aptariami šie klausimai ir priemonės: reikalingų verslo procesų konversijų nustatymas; pripažinti visas pritaikytas užduotis; bandymų priemonių rengimas; nustatyti saugumo, ataskaitų teikimo ir dokumentų tvarkymo procedūras; ir kurti taisykles ir standartinius procesus.
Informacijos apdorojimas
Po išankstinio išsprendimo ar klausimų aptarimo yra apibrėžtos užduotys, reikalingos šiems klausimams pakeisti ar spręsti. Komanda peržiūri visą informaciją apie problemą ar susirūpinimą. Taip pat atliekami ankstesnių etapų bylų dokumentacija ir vertinimas, apimantys organizacines pokyčių priemones.
Užduoties identifikavimas
Pateikiamos visos užduotys, reikalingos rekomendacijų inicijavimui naudojant „Fit / Gap“ analizę. Užduotys priklauso nuo darbo suskirstymo plano struktūros. Po to kiekvienai užduočiai atlikti būtini ištekliai nustatomi kiekvienai organizacijos grupei. Galiausiai specialiai skiriami komandos narių ir funkcijų grupių vaidmenys ir funkcijos.
