Sėkmingos konvencijos planavimas reikalauja žinoti pagrindinius priimančiosios organizacijos strateginius tikslus prieš pradedant darbą pagrindinėje susitikimų logistikoje. Naudodamiesi savo strateginiais tikslais galite efektyviai planuoti, kaip pritraukti norimus lankytojus, pasirinkti tinkamą vietą, pasirinkti geriausius pranešėjus ir sukurti patraukliausius patogumus bei veiklą.
Nustatykite savo strateginius tikslus
Organizacijos tikslai dėl konvencijos ne visada sutampa su konvencijos dalyvių tikslais. Sužinokite apie organizacijos priėmimo priežastis. Gali būti pritraukti ir išlaikyti narius, uždirbti pelną, suteikti valdybai ir komiteto nariams atostogas, arba organizuoti žiniasklaidos reklamą.
Nustatykite taktinį planą
Kai žinosite savo strateginius tikslus, nustatykite savo taktinius tikslus, kad juos pasiektumėte. Tai gali apimti seminarų ir kalbėtojų pasirinkimą, siekiant pritraukti konkrečius dalyvių tipus, turinčius pajamų kūrimo parodą, pridedant sutuoktinių veiklą, siekiant padidinti lankomumą, organizuoti socialines funkcijas, pvz., Golfo turnyrą ar upių kruizą, turinti apdovanojimų banketą arba kasmet balsuoti narystę. Jūsų rinkodaros planas turėtų apimti reklamos, viešųjų ryšių, reklamos ir socialinės žiniasklaidos strategijas, skirtas skatinti konvenciją.
Planuokite biudžetą
Nustatykite organizacijos finansinius konvencijos tikslus ir peržiūrėkite savo numerius. Jei konvencija yra sąskaita, jums gali būti skirtas tik konkretus biudžetas. Organizacija gali turėti pelno tikslą, arba jums gali būti leidžiama išleisti pagal numatomas pajamas. Sukurti prognozes, pagrįstas optimistinėmis ir konservatyviomis registravimo ir rėmimo pajamomis.
Apibūdinkite savo darbotvarkę
Toliau suplanuokite savo renginių darbotvarkę. Pasirinkite datą, vietą ir veiklą. Daugelis konvencijų turi temą, kuri paaiškina bendrą įvykio tikslą ir padeda pritraukti dalyvius. Gali tekti prašyti įvesties datų ir potencialių vietų iš savo valdybos ar dalyvių ir apsilankyti keliose vietose prieš pasirinkdami vieną. Peržiūrėkite informaciją apie ankstesnes konvencijas, kad sužinotumėte apie vietas, lankomumą, finansinius rezultatus ir dalyvių bei rėmėjų atsiliepimus. Sukurkite kalendorių, kuris prasideda dalyvių registravimu ir kiekvienos dienos tvarkaraščiu.
Mokslinių tyrimų logistiniai poreikiai
Pradėkite susisiekti su vietomis, pranešėjais, maitinimo įstaigomis, pramogų galimybėmis, garso ir vaizdo kompanijomis, spausdintuvais ir kelionių kompanijomis. Nustatykite, kaip elgtis su rinkodara, registracija, rėmimu, ženkleliais, įsiregistravimu, parodų kabinomis, dovanų maišeliais, programų knygomis ir svetainės puslapiais. Siųsti prašymus dėl pasiūlymų išorės tiekėjams, pvz., Kurortams, maitinimo įstaigoms, golfo aikštynams ir kelionių agentūroms. Surinkite pageidaujamą pardavėjo sąrašą ir išlaidas.
Parašykite pasiūlymą
Paruoškite dokumentą, rodantį jūsų valdybos ar konvencijos komandą savo planui dėl konvencijos. Įtraukite savo supratimą apie organizacijos tikslus ir kaip planuojate pasiekti šiuos tikslus. Pateikite išsamią dienos tvarkaraštį renginio darbotvarkėje. Pateikite išsamų biudžetą. Paaiškinkite, kodėl pasirinkote temą, vietą, seminaro temas, pranešėjus ir socialinę veiklą. Pagrįskite savo dalyvavimo, išlaidų ir pajamų prognozes pagal savo tyrimus.
