Projekto vadovas reguliariai rengia susitikimus su vidiniais projekto komandos nariais, kad aptartų savo dabartinius projektus. Be to, projekto vadovas gali palengvinti susitikimus su projekto suinteresuotaisiais subjektais, vykdomąja vadovybe ir klientais, kad būtų pradėtas projektas, ir gali surengti vykstančius susitikimus, kad būtų galima atnaujinti savo projektus ir atsakyti į klausimus apie terminus ir biudžetus. Pasiruošimas kiekvienam projekto susitikimui yra esminis veiksnys, naudingas tiek jūsų, tiek susitikimo dalyvių laiko naudojimui.
Pakvieskite atitinkamus asmenis į projekto susitikimą. Nustatykite tikslus, kuriuos reikia įvykdyti susitikime, remiantis pakviestais asmenimis. Jei susitinkate su projekto komandos nariais, galite nustatyti tikslus gauti būsenos atnaujinimus, spręsti vidines problemas ir komandų nariams dalintis informacija apie projektą. Jei susitiksite su projekto suinteresuotaisiais subjektais, vadovais ir klientais, jūsų tikslas yra pateikti bendrus etapo atnaujinimus ir atsakyti į klausimus.
Kelioms dienoms iki posėdžio prašyti darbotvarkės temų iš pakviestųjų. Vietoj to, kad posėdyje nepavyktų nustebinti staigmena, prašykite klausimų ir diskusijų temų, susijusių su projektu. Tai suteiks jums laiko paruošti ir pakviesti kitus, kurie gali jus palaikyti susitikime. Numatykite, ką pakviestieji norės išgirsti ir aptarti dėl projekto. Pavyzdžiui, jei žinote, kad klientai nori aptarti rinkodaros medžiagą, gauti atnaujinimus iš savo ryšių skyriaus ir pakviesti atstovą į susitikimą.
Sukurkite oficialią projekto susitikimo darbotvarkę. Puslapio viršuje nurodykite susitikimo duomenis, pvz., Susitikimo pavadinimą, datą, laiką, vietą ir konferencijų skambučio numerį. Išvardykite darbotvarkės temas, pvz., Projekto etapų būklę; funkcinių verslo sričių, pvz., IT, rinkodaros, teisinių ir kitų susijusių padalinių, statusas; projekto biudžetas; Tolesni žingsniai; ir kitos temos, kurias pasiūlė kiti.
Siųskite visus pakviestus asmenis dalyvauti susitikime ir darbotvarkėje. Įtraukite projekto planą arba būsenos ataskaitą, kuri pridedama prie diskusijų dėl būsenos ir laiko. Siųskite kvietimą kuo anksčiau ir sekite darbotvarkę ir priedus bent prieš dvi dienas iki posėdžio. Tai leis jūsų pakviestiems asmenims peržiūrėti dokumentus ir paruošti iš anksto.
Patikrinkite susitikimų logistiką, pvz., Konferencijų salės užsakymus ir kambario nustatymą prieš kelias dienas prieš susitikimą. Patikrinkite savo konferencijos skambučio numerį ir interneto susitikimų prisijungimus, kad būtų užtikrinta, jog jie veikia ir yra lengvai prieinami. Kadangi dalyviai greičiausiai dirba su daugeliu užduočių, nenorite švaistyti žmonių laiko su klaidingais telefono numeriais ir interneto nuorodomis.
