Nenumatytų atvejų laiške pateikiami planai ir procedūros, kurių bus laikomasi verslo skyriuje, jei atsitiks kažkas, kas gali daryti neigiamą poveikį įmonės veiklai. Laiške būtų paaiškinta, kaip reaguoti į gaisro ar duomenų praradimą, arba į netikėtą laimę, pvz., Didelį užsakymą. Nors išsamus nenumatytų atvejų planas visam verslui gali apimti daugybę skyrių, nenumatytų atvejų laiške daugiausia dėmesio skiriama problemoms, su kuriomis gali susidurti atskiras departamentas, ir planas, kaip dirbti su šiomis problemomis.
Procesai ir užduotys
Kiekvienas departamento vadovas turėtų parengti raštą, skirtą nenumatytiems atvejams, išsamiai apibūdindamas verslo procesus, kuriuos ji tvarko, ir užduotis, kurias ji prižiūri. Šiame laiške turėtų būti viskas, ką padalinys daro, kiekvienas asmuo, su kuriuo jis bendrauja, kokių rezultatų jis teikia ir kada jis pateikia rezultatus. Pavyzdžiui, apskaitos departamento nenumatytų atvejų laiške turi būti parodyta, kaip apskaitos skyrius bendrauja su pardavimų skyriumi, kad užregistruotų gautinas sumas ir jų ryšių metodus su pirkimo skyriumi, kad būtų galima stebėti mokėtinas sąskaitas, taip pat kaip departamentas pateikia mėnesines pajamų ataskaitas ir kas ketvirtį mokesčių deklaracijos.
Nesėkmės taškai
Nenumatytų atvejų laiške turėtų būti nurodomi kiekvieno proceso gedimo taškai. Tai yra įvykiai, kurie gali sutrikdyti proceso ar užduoties užbaigimą. Nesėkmės taškai gali svyruoti nuo stichinių nelaimių iki katastrofiškų duomenų praradimo iki paprastų klaidų tarp kolegų. Neatidėliotinas laiškas, kuriame nurodoma apskaitos skyriaus nesėkmės taškai, gali apimti savaitės vertės pardavimo sąskaitų faktūrų arba kietojo disko gedimo praleidimą, kuris pašalina svarbias finansines ataskaitas.
Tikimybė ir poveikis
Kitoje nenumatytų atvejų laiško dalyje nurodoma tikimybė, kad gali atsirasti gedimo taškai, ir kokią įtaką šioms triktims priskiriama operacijoms. Laiške gali būti parodyta, kaip kai kurie gedimo taškai turi didelę tikimybę, bet yra minimali grėsmė, o kiti gedimo taškai gali būti labai mažai tikėtini, bet gali sukelti pražūtingas pasekmes. Atskaitomybės tarnybos automatinio apskaitos sistemos nenumatytų atvejų laiškas gali rodyti mažą tikimybę, kad bendrovės įrašai nebus atnaujinami, tačiau laiške taip pat galima parodyti, kaip šios sistemos gedimas gali turėti didelės įtakos departamento veiklai.
Nenumatytų atvejų veiksmų planas
Nenumatytų atvejų laiške bus pateiktas veiksmų planas, kuriame aprašomi veiksmai, kurių padalinys imsis, jei įvyksta gedimo taškas, kad departamentas galėtų dirbti su gedimo tašku, atlikdamas būtiną užduotį. Nors nenumatytų atvejų laiške nurodyti veiksmai gali būti ne efektyviausi ar patogiausi užduoties atlikimo būdai, jie gauna darbą. Apskaitos departamento nenumatytų atvejų veiksmų plane gali būti numatytos priemonės, skirtos naudoti popieriaus knygelės knygas ir skaičiuoklę, jei duomenų praradimas įvyko dėl sugedusio kietojo disko.
