„Tribal Knowledge“ apibrėžiama kaip bet kokia nerašyta informacija, kurią jūsų verslas, komanda, grupė ar gentis naudoja siekdama savo tikslų. Su gentinėmis žiniomis susijusi problema yra tai, kad prarandate pagrindinius genties narius, žinios išnyksta. Kai dokumentuojate įmonės procedūras ar procesą, galite apsaugoti šias žinias ir greitai sugrąžinti naujus narius. Suprasti poreikį dokumentuoti „gentines žinias“ yra svarbus šių dokumentų kūrimo elementas.
Apibrėžkite savo pristatymus
Sukurkite „Taikymo deklaraciją“, parašydami paprastą pareiškimą, kuriame nurodoma visa, kas turi būti įtraukta į šį dokumentacijos projektą. Aiškiai nustatykite konkretų procesą, kuris bus dokumentuojamas. Nurodykite, ar proceso dokumentacija atspindi, kaip procesas vyksta šiandien, arba apibrėžia, kaip procesas turėtų veikti ateityje.
Sukurkite „nuosavybės matricą“, kuri parodo, kam priklauso šis procesas arba kuriai priklauso tos proceso dalys. Ši matrica gali būti tokia pat paprasta kaip organizacinė schema arba proceso srauto schema, kurioje aiškiai nurodomi savininkai ir savininkų kontaktinė informacija.
Nustatykite konkrečius produktus ar paslaugas, kurios yra dokumentuojamos. Paprastai tai yra sąrašas, kuriame yra visa arba atitinkama informacija, pvz., Modelio numeris, dalies numeris ir aprašymas.
Apibūdinkite proceso dalyvių vaidmenis. Pateikite aiškų paaiškinimą, pagrįstą darbo pavadinimu, o ne individualiais gebėjimais. Paaiškinkite, ką daro ši pozicija ir kaip ji atitinka šį procesą. Tai gali būti vienas dokumentas, kuriame nurodomas kiekvieno dokumento pagrindinės pozicijos pavadinimas ir aprašymas arba išsamus darbo aprašymas.
Dokumentuokite kiekvieną proceso etapą nuo pradžios iki pabaigos, sukurdami diagramą arba diagramą „Procesų srautas“. Paprastai sukuriama aukšto lygio srautų schema, kurioje nurodomi pagrindiniai proceso etapai, o žemo lygio srautų diagrama dokumentuoja proceso etapus, kurie yra pavaldūs kiekvienam iš pagrindinių žingsnių.
Kiekvienam proceso etapui sukurkite tinkamą „Politikos ir procedūrų“ dokumentaciją. Nagrinėdami procesą su interviu ir moksliniais tyrimais, atsiras ši politika ir procedūros. Išsaugokite išsamias pastabas, kurios bus pagrindas kuriant šiuos politikos ir procedūrų dokumentus.
Į pristatymus įtraukite dokumentą, kuriame pateikiamas vidinio „Dokumentų valdymo“ proceso paaiškinimas. Šiame dokumente turėtų būti paaiškinta, kaip įmonės dokumentai yra peržiūrimi ir patvirtinami bei platinami ir archyvuojami įmonėje.
Sukurkite dokumentus
Inventorizuokite esamus dokumentus, kad būtų galima aiškiai suprasti, kas šiuo metu yra. Jei tuos pačius duomenis įtraukėte į esamus dokumentus, rato nereikia išradinėti kuriant naujus dokumentus. Nustatykite, kurie iš šių dokumentų yra tinkami naudoti ir kokie dokumentai yra pasenę. Užpildę esamų dokumentų sąrašą, žinosite, kokie dokumentai trūksta ir turi būti sukurti. Sukurkite bendrą dokumentų, rodančių kiekvieno dokumento, esamo, pasenusio ar naujo, sąrašą. Prieš pradėdami pirmą susitikimą su aukščiausio lygio vadovu, atlikite šį „inventorių“.
Sukurkite „nuosavybės matricą“ peržiūrėdami viską, kas jau yra, pvz., Esamas organizacines schemas ir įmonių katalogus. Prieš pirmą susitikimą su aukščiausio lygio vadovu turėkite šią „nuosavybės matricą“.
Susipažinkite su aukščiausio lygio vadovu ir peržiūrėkite „Inventorius“ ir „Nuosavybės matrica“. Šio susitikimo tikslas yra ne tik gauti aukščiausio lygio vadovui mokslinius tyrimus, bet ir jį patvirtinti ir sutikti su jūsų planu. Būkite pasirengę šiam susitikimui ir nenaudokite aukščiausio vadovo laiko.
Susipažinkite su kiekvieno skyriaus vadovu po to, kai atliksite visus aukščiausio lygio vadovo pakeitimus „Inventorius“ ir „Nuosavybės matrica“. Šių padalinių vadovų susitikimų tikslas yra padėti šiam skyriui vadovauti, ką darote, ir pradėti diskusijas apie kiekvieno skyriaus vadovo vaidmenį ir procesinius veiksmus, kuriuos jie turi. Paimkite išsamias pastabas arba įrašykite susitikimą taip, kad nieko nepraleistumėte. Vykstant šiems padalinių vadovų susitikimams, procesas pasirodys ir pradės kietėti.
Atnaujinkite visus rezultatus nuolat, nes gausite naują ar tikslesnę informaciją iš kiekvieno skyriaus vadovo. Po paskutinio skyriaus vadovo susitikimo turėjote išsiaiškinti apie pusę savo rezultatų.
Susitarkite su atitinkamais vadovais, geriausiais amatais ir kitais dalyvaujančiais procese, kad išsiaiškintumėte, kas iš tiesų vyksta šiame proceso etape. Interviu metu šie asmenys bus nustatyti jų skyriaus vadovo. Šie praktiniai žmonės paprastai yra labiau susipažinę su žingsniu po žingsnio, kasdien, procedūrų savo atsakomybės srityje, nei jų atitinkamas departamento vadovas. Vėlgi, atlikite išsamią pastabą ir darykite viską, kas įmanoma, kad būtų pasirengta prieš susitikimą su šiais žmonėmis, kad sumažintumėte laiką, kurį išeinate iš užimtos dienos.
Užpildykite pirmąjį visų savo dokumentų projektą. Tai vadinama pirmuoju projektu, tačiau šie dokumentai vis dar turėtų būti visiškai užbaigti, remiantis visa informacija, kurią iki šiol gavote.
Išplatinkite savo pirmąjį dokumentų projektą, aiškiai pažymėtą kaip pirmąjį projektą, atitinkamiems departamentų vadovams ir pavaldiniams peržiūrėti. Suteikite jiems laiko visiškai peržiūrėti šiuos dokumentus ir paprašė juos redaguoti visus pakeitimus.
Pradėkite antrąjį atskirų susitikimų su tais pačiais departamentų vadovais ir pavaldiniais, kad peržiūrėtumėte visas raudonas linijas ir parengtumėte galutinį šių dokumentų projektą.
Atlikite visus raudonų linijų pataisymus. Atkreipkite dėmesį į vieno etapo pakeitimus, kurie gali turėti įtakos ankstesniam ar tolesniam žingsniui, ir atitinkamai pakeiskite tuos dokumentus, procedūras ar srauto žingsnius. Pateikite šį galutinį projektą atitinkamiems departamentų vadovams ir pavaldiniams jų galutinei peržiūrai.Visą galutinį projektą pateikite aukščiausio lygio vadovui, kad jis atliktų aukščiausio lygio vadovo peržiūrą.
Atlikite galutinius pakeitimus ir pateikite šiuos pataisytus dokumentus iniciatoriui galutiniam patvirtinimui. Prieš galutinį patvirtinimą gali būti atliekami keli pakeitimai. Jums reikia kiekvieno pavaldinio ir padalinio vadovo, kad galėtumėte visapusiškai patvirtinti dokumentus ar dokumentų dalis, tiesiogiai susijusias su jų atsakomybės sritimi. Tačiau jūsų dokumentai nėra laikomi patvirtintais, kol aukščiausio lygio vadovas neperžiūrėjo ir nepatvirtino.
Patarimai
-
Interviu gali būti subtilus, nes nutraukiate kažkieno darbo dieną. Būkite pasiruošę šiems pokalbiams, turėdami atitinkamas turimas medžiagas, pvz., „Procesų srauto schema“ ar kitus dokumentus, kurie padės interviu. Būkite malonūs ir visada elgkitės su visais su tuo pačiu orumu ir pagarba, kurią tikitės sau. Būkite veiksmingi ir palaikykite pokalbį, orientuotą į konkretų susitikimo tikslą.
