Siekiant užtikrinti, kad jie laikytųsi Vidaus pajamų tarnybos (IRS) taisyklių ir valstybės bei savivaldybių įstatymų, įmonės turi įtraukti svarbią darbuotojų ir įmonių informaciją savo darbo užmokesčio sistemose. Skirtingų sudedamųjų dalių, kurias sudaro darbo užmokesčio sistema, sukūrimas ir valdymas reikalauja deramo patikrinimo ir tinkamų mokesčių teisės aktų žinių. Dėl to yra įprasta, kad įmonės samdo išorinį konsultantą, buhalterį ar darbo užmokesčio tarnybą, kad sumokėtų mokėjimus, apdorotų W-2s, tvarkytų pensijų ir draudimo planus ir atliktų kitas su darbo užmokesčiu susijusias pareigas.
Darbuotojų informacija
Naujos nuomos proceso metu įmonės turi rinkti informaciją, pvz., Sveikatos draudimą ir W-4 formas, kad nustatytų, kas turėtų būti išskaičiuota iš darbuotojo darbo užmokesčio. Šios formos taip pat suteikia darbdaviams svarbią informaciją, pavyzdžiui, darbuotojo socialinio draudimo numerį ir jų išskaičiuojamąją sumą federaliniams ir valstybiniams mokesčiams. Sistema taip pat turi stebėti ir apdoroti darbuotojo atleidimo nuo mokesčių statuso, pensijų, draudimo planų ar pensijų fondų pakeitimus.
Atlyginimų informacija
Kaip naujo nuomos proceso dalis, darbo užmokesčio sistemos apima komponentą, kuris nurodo, kurie darbuotojai yra visą darbo dieną, ne visą darbo dieną ir rangovai. Darbuotojų klasifikavimas darbo užmokesčio sistemoje yra svarbus, nes vyriausybė taiko griežtas nuobaudas įmonėms, kurios kategoriškai skirsto darbuotojus.
Laikrodžiai
Nežinodami, kiek valandų darbuotojas dirbo, darbdaviai negali nustatyti, ką mokėti darbuotojui. Nors kai kuriems darbuotojams mokamas atlyginimas, kiti yra kompensuojami kas valandą arba paskiriami kaip niekad neapmokėti darbuotojai. Darbo užmokesčio sistemos apima laiko apskaitos žiniaraštį arba sritis, kuriose valandų ir nepagrįstų darbuotojų valandos įrašomos ir peržiūrimos tikslumo sumetimais. Informacija gali būti renkama kompiuterizuotu laikrodžiu, štampavimo kortelių spaudu arba popieriaus darbo laiko apskaitos žiniaraščiu.
Taikomi mokesčiai ir atskaitymai
Nors IRS įmonėms teikia mokesčių lenteles, kad apskaičiuotų darbuotojų mokesčių išskaičiavimus, tiekėjai ir darbo užmokesčio skaičiavimo sistemos taip pat gali pateikti šią informaciją. Apibendrinant taikomus mokesčius, darbdaviai turi atsižvelgti į metinius metinius uždarbius, darbo užmokesčio dydžius ir mokesčių lengvatas. Be to, darbo užmokesčio sistemos turi apskaičiuoti atskaitymus, atliktus per pensijų planus, 401 (k) s, draudimo planus, profesinių sąjungų mokesčius ir įmokas. Darbo užmokesčio departamentas taip pat stebi paskolas ir kitus atskaitymus, kurių sumos yra viršutinės, ir nutraukia mokėjimų atskaitymus, kai visa suma buvo grąžinta.
Darbo užmokesčio registras
Darbo užmokesčio registras apibendrina darbuotojo pajamas ir atskaitymo informaciją žurnalo įraše, kuris įtraukiamas į bendrąją knygą apskaitos ir bendrųjų tyrimų tikslais. Darbo užmokesčio registrai taip pat naudojami kuriant mokesčių ataskaitas. Šiuos dokumentus rengia darbo užmokesčio personalas arba sukuria kompiuterizuotas darbo užmokesčio sistemas.
Rankiniai mokėjimai
Kartais įmonės išleidžia darbuotojams rankinius darbo užmokesčio mokėjimus tarp mokėjimo laikotarpių dėl darbo sutarties nutraukimo ar darbo užmokesčio. Darbo užmokesčio sistemos turi apskaityti darbo užmokesčio registre esančią čekio sumą mokesčių ir ataskaitų teikimo tikslais. Tai užtikrina, kad darbdavio mokestis prie šaltinio būtų suderintas su darbuotojų atskaitymais.
