Laiškai yra geriausias būdas užtikrinti, kad darbuotojai ar klientai būtų informuoti apie politikos pakeitimus. Žmonės linkę ignoruoti ženklus ir el. Laiškus, nes jie per dieną bombarduojami tiek daug skelbimų ir el. Laiškų. Kita vertus, laiškus sunkiau ignoruoti, nes jie susiję su formalumais ir svarbiais pranešimais. Pranešimų laiškai yra paprasti rašyti ir labai veiksmingi.
Į spausdintuvą įdėkite įmonės blanką. Dauguma kompanijų turi politiką, kad oficialios komunikacijos turi būti ant blankų, nes tai padeda perteikti nuoseklumo ir įgaliojimų idėją.
Atidarykite raidę įvesdami datą. Jei laiškas nukreipiamas į asmenį, įveskite gavėjo vardą ir adresą. Jei laiškas bus masinio panašių pranešimų siuntimo dalis, nenurodykite pavadinimo arba naudokite teksto apdorojimo programos pašto suliejimo funkciją, kad įterptumėte pavadinimus.
Pradėkite raštą, įvesdami „Gerb. P. (Vardas)“, po kurio eina dvitaškis, arba bendresniam laiškui „Gerbiamasis klientas“ arba panašus malonumas.
Pradėkite raštą trumpai paaiškindami situaciją. Jei rašote, kad pateiktumėte blogas žinias, kaip ir pranešime apie pavėluotą knygą ar pavėluotą sąskaitą, paaiškinkite, kas buvo už sąskaitą ir kaip vėlai. Jei rašote pranešti klientams apie politikos pakeitimus, paaiškinkite problemą, kuri sukėlė politikos pakeitimo poreikį.
Paaiškinkite aiškų ir glaustą pranešimą, kad gavėjas nepraleistų pranešimo. Nurodykite atitinkamas datas, kada politika bus pradėta taikyti.
Pateikite informaciją apie veiksmus, pvz., Bet kokius terminus ar procedūras, kurių turėtų laikytis laiško gavėjas. Jei turite klausimų, pateikite savo kontaktinę informaciją.
Uždarykite laišką, padėkodami darbuotojui arba klientui už jo dėmesį ir įveskite savo vardą. Prisijunkite prie vietos virš savo vardo.
Patarimai
-
Laikykitės trumpo laiško ir faktų. Jei atsiprašote pernelyg daug klientų ar darbuotojų, tai gali būti aiškinama kaip nuoroda, kad jie gali ginčytis su pranešimu ar politikos pakeitimais.
