Taigi, gavote užsakymą ir išsiuntėte savo klientui reikalaujamą produktą ar paslaugą. Sveikiname! Be to, jums reikia, kad klientas sumokėtų. Pinigų rinkimo procesas prasideda klientui atsiųstą sąskaitą faktūrą, kurioje nurodoma mokėtina suma ir mokėjimo sąlygos. Sąskaitos paruošimas sukuria gautiną sąskaitą.Tai vertinga jūsų verslui, vertinant aukštą savo turto sąrašą, nes jis lengvai paverčiamas pinigais.
Patarimai
-
Apskaitos požiūriu sąskaitos faktūros parengimas sukuria gautiną sąskaitą. Kai tik mokama, sąskaita tampa grynaisiais pinigais.
Pardavimų sąskaitos faktūros apibrėžimas
Pardavimo sąskaita-faktūra yra verslo dokumentas, parengtas kiekvieną kartą, kai jums reikia pateikti mokėjimą iš kliento už tiekiamas prekes ar paslaugas. Sąskaitoje yra svarbių detalių, tokių kaip produktas, kiekis, kaina ir mokėjimo sąlygos, pvz., Įmonės banko duomenys. Kiek tai susiję su dokumentais, tai vienas iš paprasčiausių kūrinių, ir tai taip pat vienas svarbiausių. Sąskaita faktūra nustato kliento prievolę sumokėti. Išduodami sąskaitą faktūrą patikrinate sutartį, kuri egzistuoja tarp jūsų ir kliento, ir kad baigėte savo sandorio pusę. Kai klientas sutinka su sąskaita, jis tampa teisėta skola, kurią klientas turi sumokėti.
Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir sąskaitos?
Šiuo metu verta išsiaiškinti tam tikrą terminologiją, nes dažnai yra daug painiavos apie tai, kas yra sąskaita faktūra ir kas yra sąskaita. Sąskaitą iš pardavėjo visada siunčia klientui, tikėdamasis mokėti per tam tikrą laiką. Taigi, teikdami prekes ir paslaugas, visada sukursite sąskaitą faktūrą. Sąskaita yra tai, ką klientas turi sumokėti. Taigi sąskaitoje faktūra, kurią sukūrėte kliento tvoros pusėje, yra sąskaita. Tai tas pats dokumentas, bet su kitu pavadinimu, priklausomai nuo to, ar mokate, ar gaunate pinigus.
Apskaitos požiūriu šis skirtumas yra svarbus. Ir jūs, ir klientas, naudojasi ta pačia sąskaita faktūra. Tačiau, nors klientas sąskaitą-faktūrą naudos užrašydamas pinigus, kurie turi palikti verslą, kuris vadinamas mokėtina sąskaita, naudosite jį įrašyti į verslą ateinančius pinigus, kurie vadinami gautinomis sąskaitomis.
Kokią informaciją reikia pateikti pardavimo sąskaitoje?
Apskritai sąskaitą faktūrą galite sugrupuoti į dvi dalis: sąskaitos faktūros antraštę ir atsiskaitymo branduolį. Sąskaitos faktūros antraštėje yra:
- Pardavėjo pavadinimas ir adresas.
- Gavėjo pavadinimas ir adresas.
- Sąskaitos faktūros data - tai labai svarbu! Laikrodis pradeda pažymėti klientui sąskaitos faktūros dieną. Jei turite mokėjimo terminą, kurį turėtumėte, įtraukus datą, užtikrinama, kad kiekvienas tame pačiame puslapyje apie mokėjimo terminą.
- Unikalus sąskaitos faktūros numeris.
- PO numeris, jei naudojate pirkimo užsakymo sistemą, kad valdytumėte savo verslo pirkimus.
Atsiskaitymo šerdyje yra:
- Išsamus teikiamų paslaugų ar tiekiamų produktų aprašymas, įskaitant kiekius ir kainas.
- Visi taikomi pardavimo mokesčiai.
- Bendra kaina, kurią reikia sumokėti.
- Mokėjimo sąlygos. Pavyzdžiui, galite nurodyti „net 30“, o tai reiškia, kad visa suma turi būti sumokėta per 30 dienų.
- Mokėjimo būdas, pvz., Banko sąskaitos duomenys arba asmens, kuriam klientas gali siųsti čekius, pavadinimas.
Kas yra pardavimo sąskaita sąskaitose?
Daugelis įmonių turi nemažai klientų, kurie neatlygina. Jei naudosite sąskaitos faktūros apskaitos metodą, jūs įrašysite pajamas, kai uždirbsite, o ne tada, kai pinigai patenka į jūsų banko sąskaitą. Tai reiškia, kad jums reikia metodo, kaip įrašyti pajamas, kurias turite teisę gauti, bet kurių dar negavote. Pardavimo sąskaita faktūra apskaitos sąlygomis yra „gautinos sąskaitos“ arba „A / R“. Gautinos sumos atspindi visus mokėjimus, kurie yra susiję su jūsų verslu ir kurie dar nebuvo apmokėti klientams.
Jei galvojate apie tai, ką jūs darote, kai kuriate sąskaitą faktūrą, kliento palūkanų kreditas trumpą laiką pratęsiamas. Jūs galėsite gauti prekes ar paslaugas prieš apmokėjimą, remiantis pasitikėjimu, kad mokėjimas bus atliktas mokėjimo dieną. Gautinos sąskaitos yra tik būdas pasitikėti tokiu pasitikėjimu.
Kaip įrašote sąskaitą faktūrą?
A / R yra neįtikėtinai vertingi jūsų verslui, nes kai jie mokami, jie nedelsdami konvertuoja į pinigus. Tokiu būdu juos įrašysite kaip įmonės balanso turtą. Įprasta, kad turtas būtų įtrauktas į likvidumo tvarką, kuri matuoja, kaip greitai kažkas gali būti konvertuojama į pinigus. Taigi, iš visų savo verslo turto, pinigai yra labiausiai likvidūs, o turtas, pvz., Nekilnojamasis turtas, rizikos draudimo fondų akcijos ir kitos alternatyvios investicijos, yra mažiausiai likvidus, nes šie straipsniai yra daug sunkiau parduoti.
Gautinos sumos yra įtraukiamos į trumpalaikį turtą, nes mokėjimas klientui mokamas per vienerius metus. Ir kadangi jie konvertuojasi į pinigus, tuo metu, kai mokama sąskaita faktūra, A / R yra vienas iš likvidiausių turto. Paprastai balanse juos įrašysite žemiau pinigų, o jūsų įterptas skaičius yra tiesiog visas neapmokėtų sąskaitų faktūrų kiekis.
Koks skirtumas tarp gautinų sumų ir mokėtinų sąskaitų?
Gautinų sumų pusė yra mokėtinos sąskaitos. A / P atsiranda, kai skolingi pinigai savo tiekėjams, nes dar nesumokėjote sąskaitos. Kaip apskaitos įrašas, jis reiškia jūsų įsipareigojimą sumokėti trumpalaikę skolą. Norėdami parodyti, įsivaizduokite, kad tiekėjas siunčia jums raštų atvejį, o po kelių dienų siunčia sąskaitą faktūrą už 500 JAV dolerių kainą. Jūs esate įpareigotas sumokėti šiuos pinigus, taigi įrašykite 500 JAV dolerių kaip debetą mokėtinose skiltyse ir tuo pačiu metu kredituokite 500 JAV dolerių už žaliavų išlaidas, kurios paprastai yra įtrauktos į parduodamų prekių kainą. Jūsų tiekėjas laukia mokėjimo gavimo, taigi jis įrašo sąskaitą faktūrų skiltyje.
Tada, kai parašysite čekį, kad galėtumėte sumokėti sąskaitą, įvesite 500 dolerių kreditą į mokėtiną stulpelį ir 500 USD debetą į atsiskaitomąją sąskaitą. Jei kas nors žiūri į jūsų pelno (nuostolio) ataskaitą, jie iš pirmo žvilgsnio mato bendrą sumą, kurią verslas atlieka neapmokėtas sąskaitas.
Ką daryti, jei klientas nemoka?
Idealiame pasaulyje visi jūsų klientai sumokės visas jūsų sąskaitas laiku, kiekvieną kartą. Realiame pasaulyje klientai vėluoja mokėti, o kai kurie jų nemoka. Problema yra ta, kad jūsų gautinų sumų įrašai turėtų parodyti visų sąskaitų, kurios artimiausiu metu bus konvertuojamos į pinigus, balansą. Jei klientas nemoka už 90, 120 ar 360 dienų arba visiškai nemoka, tai iškraipys jūsų balanso tikslumą.
Skolų išieškojimo pirmoji taisyklė yra ta, kad kuo ilgiau mokamas mokėjimas, tuo sunkiau ją surinkti. Vienas esminis skaičiavimas bet kokiam verslui yra išsiaiškinti, kiek senų jūsų sąskaitų faktūrų yra „senėjimo“ procesas. Jei naudojate verslo apskaitos programinę įrangą, įprasta šios rūšies ataskaitos kategorijos yra:
- Dabartinis: nedelsiant.
- Nuo 1 iki 30 dienų: per 30 dienų.
- Nuo 31 iki 60 dienų.
- Nuo 61 iki 90 dienų.
- 91 dienų ir daugiau, ir vėlai, per 30 dienų.
Senėjimo tikslas - išsiaiškinti, kokios sąskaitos faktūros turi būti tęsiamos, pvz., Paskambinti klientui arba išsiųsti sąskaitą surinkimo agentūrai. Tai taip pat suteikia šiek tiek informacijos apie tai, ar per lėtai surenkate mokėjimus ir per daug rizikuojate. Jei gautos sumos per lėtai nyksta, galite uždaryti didelę pinigų srautų problemą ir skolintis pinigus, kad patenkintumėte savo kasdienes veiklos išlaidas.
